Förbundens medlemsregister

15.06.2017 kl. 12:48
PÅ TAPETEN: Svenska studieförbundet kartlade i maj medlemsförbundens medlemsregister eftersom många förbund funderar på nya lösningar för medlemsregisterhanteringen. Frågan har även aktualiserats på grund av den nya EU-dataskyddsförordningen som träder i kraft i maj 2018.

Text: Pernilla Lindroos

Kartläggningen gjordes genom en enkät som besvarades av 40 förbund och centralorganisationer. Tretton av de förbund som svarade på enkäten skrev att de borde byta medlemsregister medan fjorton är nöjda med sitt medlemsregister. En femtedel av förbunden har just bytt sitt medlemsregister och ett förbund håller som bäst på att byta. Det finns alltså flera förbund som anser att det borde vara dags att byta medlemsregister. 

- Jag har redan hunnit tänka att den nya dataskyddsreformen kommer riktigt lämpligt, kommenterar en som svarade på enkäten.

EU:s dataskyddsförordning kommer bland annat att ställa nya krav på medlemsregisterhanteringen, vilket samtidigt ger en möjlighet att utveckla medlemsregistret så att det motsvarar förbundets behov och krav.

Nästan hälften av dem som svarade på enkäten har sitt medlemsregister på nätet. Resten av dem som svarade har sitt medlemsregister i ett program bundet till en dator. Listan på de program som används i de finlandssvenska förbunden är lång. Det vanligaste programmet är Excel som ungefär en tredjedel av de som svarade använder för sitt medlemsregister. Förutom Excel används till exempel Webbhusets medlemsregister, FloMember, FileMaker och Access.

De flesta förbunden har en utsedd registeransvarig. Ungefär en fjärdedel av dem som svarade har inte en skilt utsedd registeransvarig. Hälften av förbunden sköter inte sina medlemmars medlemsregister medan nästan 26 procent sköter dem och 23 procent sköter dem delvis.

- Kartläggningen av medlemsregistren visade att nästan alla förbund har olika program för att hantera sitt medlemsregister. Detta betyder att förbunden inte har stöd av varandra i det dagliga arbetet med registret. Förbunden ser väldigt olika ut men det finns gemensamma behov som syns bra då man tittar på vad förbunden använder sina medlemsregister till, säger Mari Pennanen, verksamhetsledare på Svenska studieförbundet.

Många använder sitt medlemsregister till annat än enbart en förteckning på medlemmar. Drygt 60 procent av de som svarat på enkäten använder sitt medlemsregister till fakturering av medlemsavgifter. Ungefär 35 procent använder medlemsregistret till prenumerationer och nyhetsbrev. Nästan 30 procent av förbunden använder medlemsregistret till annan fakturering än medlemsavgifter. Förutom dessa användningsområden används medlemsregistret också för anmälningar till evenemang och  för att upprätthålla listor på andra personer än medlemmar. Flera av förbunden använder också sitt medlemsregister till något specifikt för sin verksamhet enligt egna behov.

- Ur svaren på enkäten kunde vi också se att det är svårt att hitta ett program som skulle täcka alla behov och samtidigt vara användarvänligt. Antingen saknas en viss tillämpning eller så är systemet för krångligt. Förbunden ser olika ut men gemensamma utmaningar och problem finns. Svenska studieförbundet kommer att återkomma till eventuella gemensamma lösningar och  vara i kontakt med förbunden, säger Mari Pennanen.

73336_t.jpg

För en sjukskötare finns det inga genvägar

PÅ BORDET. WHO utsåg år 2020 till Sjukskötarens och Barnmorskans år - vilken glädje! Sjuksköterskeföreningen i Finland (SFF) planerade att belysa vårdarens viktiga roll i samhället och vårdarens betydelse för den allmänna hälso- och sjukvården. Men plötsligt står vi i rampljuset i ett aldrig tidigare skådat scenario.Läs mera »
27.04.2020 kl. 08:12
73335_t.jpg

Samarbeta inom kursverksamheten

INGÅNGEN. Då många kurser och utbildningar för tillfället är inhiberade eller framskjutna gäller det nu att vara proaktiv. För tro det eller ej, det kommer en tid efter corona och då lönar det sig att ha verksamhetslösningar som inte är allt för ekonomiskt betungande.Läs mera »
27.04.2020 kl. 07:59
73277_t.jpg

Förbundsekonomernas fem tips för distansarbete i coronatider

Plötsligt jobbar många i förbundsvärlden på distans. Vissa är vana och har redan jobbat hemifrån tidigare, men för andra är det ganska nytt. På senaste nätverksträffen delade förbundsekonomerna med sig av sina bästa tips för distansarbete i coronatider.Läs mera »
22.04.2020 kl. 11:16
73253_t.jpg

Nätverk för förbundens påverkare

Förbundsarenans påverkansarbetsgrupp kartlägger vilka medlemsförbund som har representanter som är med och påverkar i statliga, regionala och kommunala organ. För att främja samarbetet mellan dessa och för att stärka påverkansarbetet startas nu ett nätverk.Läs mera »
21.04.2020 kl. 12:50
73213_t.jpg

Frivilligverksamheten bör garanteras tillräckliga resurser

I ett uttalande från vårmötet lyfter Kansalaisareena, där Förbundsarenan är medlem, fram betydelsen av frivilligverksamhet. Resurserna för frivilligverksamhet måste tryggas. Läs mera »
17.04.2020 kl. 14:26
72965_t.jpg

Förbundsverksamhet på distans

INGÅNGEN. Evenemang ställs in eller skjuts fram. Möten ordnas på distans. Verksamhet formas om. De finlandssvenska förbunden har liksom resten av världen snabbt fått lov att anpassa sig till en annorlunda vardag. Även i undantagstider är engagemanget avgörande.Läs mera »
02.04.2020 kl. 11:52
72865_t.jpg

Testa en tidskrift

Nyfiken på tidskrifter? Under tiden 30.3-5.4 kan du beställa hem ett provexemplar av en tidskrift helt kostnadsfritt.Läs mera »
30.03.2020 kl. 07:42
72961_t.jpg

Förbundsarenans vårmöte flyttas

NYHET. På grund av rådande undantagstillstånd kommer Förbundsarenans vårmöte, som skulle hållas 22 april, att skjutas fram. Läs mera »
29.03.2020 kl. 10:50
72967_t.jpg

Webbinarium: kom igång med digitala möten

I nuvarande läge är digitala möten inte bara ett alternativ utan ett måste för de flesta förbunden. I april ordnas därmed webbinarier kring hur hålla möten, dela filer och arbeta tillsammans med andra på distans.Läs mera »
27.03.2020 kl. 13:34