Alla tiders sångfest under planering

10.01.2020 kl. 07:45
PÅ BORDET. Finlands Svenska Sång- och musikförbund siktar på stjärnorna då Svenskfinlands massmusikfestival går av stapeln i Helsingfors 2021. Sofia Strömgård ger en inblick i planeringsarbetet.

Text: Sofia Strömgård

Var kan vi hänga upp stora evenemangsbanderoller vid Ode och hurdana körställningar ska vi beställa? Kanske vi borde beställa stora ballonger för att markera ut konsertområdet? Hur ska vi bygga upp vår festival-webbsida så att den är funktionell?

De här och mycket andra slags frågor har FSSMF:s personal tampats med under det senaste halvåret. Att planera en stor sång- och musikfest kräver en oerhörd insats i form av planering och tankearbete. Den stora finlandssvenska sång- och musikfesten ordnas mellan den 10 och 13 juni 2021 i Helsingfors, men planeringen inleddes redan 2018. Under 2019 har förbundet jobbat hårt på att slå fast programmet, repertoaren och tidtabellen, samt att informera våra körer och orkestrar om vad som komma skall. För tillfället jobbar verksamhetsledaren, ekonomi- och organisationssekreteraren samt kommunikatören nästan heltid med sång- och musikfesten. Dessutom har vi en festivalproducent som jobbat med sång- och musikfesten sen hösten 2019.

För en del kan det vara svårt att förstå varför vi börjar så tidigt – det är ju nästan ett och ett halvt år kvar till dagen D! Själv är jag en gröngöling när det gäller evenemangsproduktion, men jag insåg snabbt att man absolut inte vill vara för sent ute när man ska ordna ett evenemang för cirka 2500 deltagare, mitt i Helsingfors. Listan på vad som ska planeras och verkställas är lång – under fyra dagar har vi flera tusen deltagare som smidigt ska ta sig runt Helsingfors, hitta till sina övningar, få mat i magen och allra viktigast: uppleva fin sång och musik. Ribban har vi ställt högt: det här ska bli den bästa sång- och musikfesten i mannamine. Bara att kavla upp ärmarna!

När det gäller kommunikationsaspekten måste man noggrannt fundera över gränsen mellan att å ena sidan skapa intresse, marknadsföra och ”hypea” evenemanget och å andra sidan att tuta ut för mycket info för tidigt. Om folk inte upplever informationen som relevant och ny, bör man fråga sig om det istället är klokare att vänta ett tag med att distribuera den. I personalens huvud finns enbart sång- och musikfesten – medan den vanliga koristen antagligen inte ägnat den särskilt mycket tankeverksamhet i detta skede. Och det måste man som arrangör komma ihåg. Det är därför viktigt att göra upp en detaljerad kommunikations- och marknadsföringsplan för att undvika att tala för döva öron: all information ska vara ny, relevant och gärna också efterfrågad. Planering är a och o när det gäller strategisk kommunikation.

Om man som läsare nu undrar, vilken sångfest talar jag om? Den stora finlandssvenska sång- och musikfesten har ordnats sedan 1891. Vart femte år samlas Finlands svenska sång- och musikförbund (FSSMF) – och en stor del av de nästan 3900 medlemmarna från de 130 ensemblerna – för en jättefest i sångens och musikens tecken på svenska.

Nästa gång, år 2021, har turen kommit till Helsingfors. Då ordnas sång- och musikfesten för 25:e gången och det blir en stor finlandssvensk festival som sträcker sig över fyra dagar. Det blir bland annat en studentkörskonsert i Johanneskyrkan, invigning vid Senatstorget, blås- och stråkkonserter i Musikhuset samt otaliga uppträdanden runt omkring Medborgartorget. Dessutom har vi förstås en huvudfest samt festivaltåg och huvudkonsert där Helsingfors nya stolthet Ode får stå som kuliss för den knappa 2500 sångare starka kören. Läs mer om festivalen på evenemangets webbsida: www.festival21.fi.

Finlands Svenska Sång- och Musikförbund (FSSMF) är en samlande organisation för musikintresserade finlandssvenskar aktiva i körer, orkestrar och andra grupper. Våra medlemmar är cirka 3900 till antalet och finns utspridda i hela Svenskfinland. Inom FSSMF finns blandade körer, manskörer, damkörer, blåsorkestrar, stråkorkestrar, ensembler och musikgrupper som består av barn- och ungdomar.

Sofia Strömgård är redaktör och kommunikatör på Finlands Svenska Sång- och Musikförbund.

Läs också

På bordet: Kommunikation är nyckeln till samarbeten

På bordet: Den spännande jakten på nya medlemmar

 

87201_t.jpg

Förbundsbarometern: Medlemsantalet ökar i många förbund

NYHET. De finlandssvenska förbunden har klarat sig väl genom coronapandemin och verkar överlag må bra. Medlemsantalet har till och med ökat i fler förbund än det har minskat, lyfter forskare Kaisa Kepsu fram i rapporten Förbundsbarometern. Läs mera »
30.08.2023 kl. 14:00
87061_t.jpg

Problemlösning på Cypern

BLOGG. Det är väl klart att man vet vad problemet är, eller? Johanna von Rutenberg på FDUV delar med sig av sina aha-upplevelser från en kurs kring problemlösning som hon deltog i via Förbundsarenans Erasmus+-mobilitetsprojekt. Läs mera »
09.08.2023 kl. 16:55
87042_t.jpg

Insamlingslov, testamenten och sponsring - häng med i höst

BLOGG. Är det lönt för en organisation att skaffa ett insamlingslov? Hur kan vi kommunicera att vem som helst gärna får testamentera till oss? Och var hittar vi sponsorer? Projektledare Robert Nilsson ger en överblick över vad Förbundsarenan erbjuder för stöd i höst.Läs mera »
08.08.2023 kl. 10:13
86834_t.jpg

Förbundsarenan lanserar Finansieringsfika

NYHET. Förbundsarenan lanserar Finansieringsfika. Våra medlemsförbund bjuds in för att få ta del av aktuell information kring finansieringskällor och diskutera. Läs mera »
07.07.2023 kl. 10:03
86714_t.jpg

Tips för att hitta många olika slags stiftelser och fonder

BLOGG. Hur kan en organisation hitta nya stiftelser/fonder som möjligen skulle kunna understöda just deras verksamhet? Ett sätt är att utveckla en metod för kartläggning av potentiella finansiärer. Läs mera »
19.06.2023 kl. 10:58
86613_t.jpg

Emotionell intelligens som stöd för arbetet

BLOGG. Vad är emotionell intelligens? Nora Ridgewell, verksamhetsledare för Ledarskapsakademin, deltog i en kurs i kring temat via Förbundsarenans Erasmus+-mobilitetsprojekt och delar med sig av sina erfarenheter.Läs mera »
06.06.2023 kl. 12:42
86517_t.jpg

Utmana för att få donationer

BLOGG. Ett sätt att möta en orostrend är att tänka innovativt och utanför den berömda boxen. Att utmana sig själv, den egna organisationen och de egna strukturerna. Detta gäller också då det är frågan om pengar. Läs mera »
02.06.2023 kl. 08:16
86536_t.jpg

Sparringgrupp om företagssponsring

BLOGG. Hur söker man sponsring? Vad betyder det att paketera verksamheten? Detta är några av de saker som vi går genom då Förbundsarenan startar en ny sparringgrupp om företagssponsring i augusti. Kommer du med?Läs mera »
29.05.2023 kl. 13:23
86534_t.jpg

Vem är årets ordförande 2023?

NYHET. Känner du en förbundsordförande som framgångsrikt skött sitt uppdrag? Förbundsarenans vandringspris delas i höst ut för tredje gången till en förbundsordförande. Nu kan du nominera!Läs mera »
29.05.2023 kl. 11:49