Hur ordna digitala evenemang

04.11.2020 kl. 23:26
ARTIKEL. Då distansarbete är vardag och virtuella träffar är normen, hur skapar man fungerande digitala lösningar? Förbundsarenan har sammanfattat tips och erfarenheter kring digitala lösningar och hur man skapar lyckande virtuella träffar.
Text: Julia Hemgård
Bild: Linus Lindholm
 

Det är ingen nyhet att distansarbete och att jobba virtuellt har medfört nya utmaningar för förbunden och deras anställda. Hur får man höstmöten att fungera på distans och hur skapar man intressanta och interaktiva träffar och seminarier via skärmen? Förbundsarenan har under hösten tagit emot en hel del frågor kring digitala lösningar och hur vi gjorde då vi ordnade Organisationskonferensen 2020 virtuellt. På begäran av förbunden har vi därmed sammanfattat tips och råd kring ämnet.

Tydlig tidsram

Till skillnad från vid fysiska tillställningar, där lite fritid och allmän samvaro ofta upplevs som trevligt och ger utrymme till spontant småprat, är fritid och en lös tidtabell inte att rekommendera vid virtuella tillställningar. En lös tidtabell gör det svårt för deltagarna att orka hänga med och man blir lätt uttråkad. Två minuters väntan känns betydligt längre framför skärmen än då man är på plats på ett fysiskt evenemang. Under Organisationskonferensen följde vi ett minutschema, där samtliga inblandades arbetsuppgifter tydligt var utskrivna så att helheten skulle fungera.

Interaktiva verktyg

Vid planering av digitala träffar och tillställningar är det viktigt att komma ihåg att man sällan kan flytta ett fysiskt evenemang direkt till webben, utan konceptet måste göras om i grunden. Ett bra råd är att utnyttja digitala verktyg som underlättar interaktion och kommunikation via skärmen och försöka se det positiva i situationen. Fråga dig själv: vad kan du göra digitalt som inte skulle vara möjligt vid ett fysiskt evenemang?

Funktionen breakout rooms som finns i bland annat Zoom gör det möjligt att som mötesarrangör dela upp deltagarna i mindre grupper så att deltagarna kan diskutera separat i olika rum utan att störa andra. Denna funktion använde Förbundsarenan flitigt under Organisationskonferensen. Funktionen gav deltagarna möjlighet att under en kort tid diskutera i flera olika grupper och komma i kontakt med personer de annars kanske inte diskuterat med. Självklart går det att genomföra liknande gruppdiskussioner fysiskt, men en förflyttning av närmare 60 personer är betydligt mer tidskrävande och resurskrävande än två klick på datorn.

Under konferensen använde vi oss även av Mentimeter, ett digitalt verktyg för att anonymt och snabbt kunna rösta, ge feedback och kommunicera i realtid. Med andra ord tog vi vara på chansen att kunna genomföra omröstningar där vi kunde följa med resultatet i realtid, samtidigt som vi aktiverade deltagarna på olika sätt och gav dem möjligheten att engagera sig och tycka till helt anonymt - också något som kan vara utmanande vid fysiska evenemang.

Varierande innehåll

Att sitta och stirra på ett aningen suddigt ansikte i en skärm blir lätt tröttsamt och få orkar hålla fokus länge. För att bibehålla deltagarnas intresse är det viktigt med varierande innehåll. Variation kan uppnås genom att använda flera kameravinklar vid sändning eller genom video och bildinslag. Vid större virtuella tillställningar kan det därför vara värt att anlita utomstående teknisk expertis, som ser till att bild och ljudkvaliteten är god och att olika programinslag fungerar enhetligt tillsammans. Det är visserligen en extra kostnad, men den tillför profesionalitet och kan göra helheten mer tillgänglig för deltagarna.

Målgruppen och dess behov

Under Förbundsarenans nätverksträff för kurs- och utbildningsansvariga i oktober diskuterades även temat digitala lösningar. Finlands Svenska Marthaförbund och Helsingfors Arbis lyfte fram många konkreta tips på hur de fått verksamheten att fungera virtuellt.

Båda organisationerna betonade betydelsen av att utgå från målgruppen och dess behov. För Marthaförbundet har till exempel en video i utbildningssyfte för dagisbarn fungerat som ett lyckat substitut till fysiska utbildningar på daghem. Helsingfors Arbis kunde däremot konstatera att färdigt inspelade gymnastikvideon inte varit ett fungerande koncept för deras målgrupp, utan att man istället satsat på att strömma jumppa- och yogapass samma tid varje vecka för att bibehålla rutiner och gemenskap trots distansen.

Det digitala alternativen är många och så är även lösningarna. Det gäller att fundera på vilka alternativ som passar den egna målgruppen bäst. Samtidigt som den digitala världen öppnar flera nya spännande dörrar är det också viktigt att komma ihåg att vi inte måste ersätta all fysisk verksamhet med virtuella alternativ. Vissa träffar och tillställningar kanske inte fungerar virtuellt och det är helt okej. Men tills dess att vi får träffas på riktigt igen är det fint att vi kan engagera och kommunicera virtuellt.

Aktuella kurser

Vill du ha ytterligare information om hur man ordnar digitala evenemang och tillställningar? Kolla in dessa kurser:

 

 

 

 

77983_t.jpg

Det gäller vår framtid

PÅ BORDET. Sydkustens landskapsförbund arbetar för att främja utbildning och kultur på svenska. Konkret handlar det om att påverka, utbilda, samarbeta och lyfta upp frågor till diskussion, skriver direktör Christel Björkstrand.Läs mera »
01.06.2021 kl. 14:45
77952_t.jpg

Att få som man vill som förbund

INGÅNGEN. Intressebevakning och påverkansarbete är väsentliga delar av verksamheten för många förbund. I kommunvalvalstider har vi sett flera fina satsningar där förbunden både fått synlighet och tydligt lyft fram sina frågor. Leder det till resultat? Det får vi troligen veta först efter flera år.Läs mera »
01.06.2021 kl. 08:13
77838_t.jpg

Tillgänglig information om svenska seniorhem genom GeRo

NYHET. Också inom ett förbund för svenskspråkiga seniorhem behövs kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Finlandssvenska nätverk är guld värda anser man inom Förbundet för Privata Svenska Pensionärshem GeRo rf, som är ny samverkande medlem i Förbundsarenan.Läs mera »
25.05.2021 kl. 09:16
77802_t.jpg

Förbundsarenan söker en projektmedarbetare/processledare på deltid

NYHET. Förbundsarenan startar i augusti ett projekt för att stöda förbunden att utveckla sin digitala verksamhet och att nå medlemmar och andra med verksamheten. Projektet har fått stöd från Svenska kulturfonden och nu söker vi en projektmedarbetare.Läs mera »
20.05.2021 kl. 10:45
77800_t.jpg

Stöd till förbunden att utveckla den digitala verksamheten

NYHET. Förbundsarenan startar i augusti ett projekt för att stöda finlandssvenska förbund att utveckla sin digitala verksamhet. Vi kommer bland annat att erbjuda ett nytt nätverk och brett erfarenhetsutbyte.Läs mera »
20.05.2021 kl. 09:47
77710_t.jpg

Vem är Årets ordförande?

NYHET. Känner du en förbundsordförande som framgångsrikt skött sitt uppdrag? Förbundsarenan har instiftat ett nytt vandringspris och nu kan du nominera till Årets ordförande. Läs mera »
12.05.2021 kl. 11:18
77553_t.jpg

Varför behövs god förvaltning i föreningar?

PÅ BORDET. En positiv aspekt av pandemin är att vi har varit tvungna att ta ett digisprång och utvärdera vår verksamhet ur en ny synvinkel. Det gäller våra styrelser, fullmäktige och alla som jobbar med förvaltningsfrågor. Nu är det dags att tala om god förvaltning, skriver Kari Huhtala på Finlands Svenska Andelsförbund.Läs mera »
06.05.2021 kl. 07:48
77540_t.jpg

Ledarskap, ansvar och ensamhet på Styrelsedagarna 2021

NYHET. Styrelsedagarna är en mötesplats för de finlandssvenska förbundens förtroendevalda. Kom med och diskutera styrelsearbetet och din organisations plats i en större helhet den 1-2 oktober. Nu har anmälan öppnat!Läs mera »
05.05.2021 kl. 13:32
77538_t.jpg

Viktigt att få träffas

INGÅNGEN. Vi läser idag rubriken på ett annat sätt än före corona-pandemin. Fysiska möten känns avlägsna och är något vi ser fram emot. Men även digitala möten fungerar när det gäller de finlandssvenska förbunden. Vi behöver prata, diskutera, lyssna och dela tankar med varandra och Förbundsarenans nätverk erbjuder denna möjlighet.Läs mera »
05.05.2021 kl. 12:22