Hur ordna digitala evenemang

04.11.2020 kl. 23:26
ARTIKEL. Då distansarbete är vardag och virtuella träffar är normen, hur skapar man fungerande digitala lösningar? Förbundsarenan har sammanfattat tips och erfarenheter kring digitala lösningar och hur man skapar lyckande virtuella träffar.
Text: Julia Hemgård
Bild: Linus Lindholm
 

Det är ingen nyhet att distansarbete och att jobba virtuellt har medfört nya utmaningar för förbunden och deras anställda. Hur får man höstmöten att fungera på distans och hur skapar man intressanta och interaktiva träffar och seminarier via skärmen? Förbundsarenan har under hösten tagit emot en hel del frågor kring digitala lösningar och hur vi gjorde då vi ordnade Organisationskonferensen 2020 virtuellt. På begäran av förbunden har vi därmed sammanfattat tips och råd kring ämnet.

Tydlig tidsram

Till skillnad från vid fysiska tillställningar, där lite fritid och allmän samvaro ofta upplevs som trevligt och ger utrymme till spontant småprat, är fritid och en lös tidtabell inte att rekommendera vid virtuella tillställningar. En lös tidtabell gör det svårt för deltagarna att orka hänga med och man blir lätt uttråkad. Två minuters väntan känns betydligt längre framför skärmen än då man är på plats på ett fysiskt evenemang. Under Organisationskonferensen följde vi ett minutschema, där samtliga inblandades arbetsuppgifter tydligt var utskrivna så att helheten skulle fungera.

Interaktiva verktyg

Vid planering av digitala träffar och tillställningar är det viktigt att komma ihåg att man sällan kan flytta ett fysiskt evenemang direkt till webben, utan konceptet måste göras om i grunden. Ett bra råd är att utnyttja digitala verktyg som underlättar interaktion och kommunikation via skärmen och försöka se det positiva i situationen. Fråga dig själv: vad kan du göra digitalt som inte skulle vara möjligt vid ett fysiskt evenemang?

Funktionen breakout rooms som finns i bland annat Zoom gör det möjligt att som mötesarrangör dela upp deltagarna i mindre grupper så att deltagarna kan diskutera separat i olika rum utan att störa andra. Denna funktion använde Förbundsarenan flitigt under Organisationskonferensen. Funktionen gav deltagarna möjlighet att under en kort tid diskutera i flera olika grupper och komma i kontakt med personer de annars kanske inte diskuterat med. Självklart går det att genomföra liknande gruppdiskussioner fysiskt, men en förflyttning av närmare 60 personer är betydligt mer tidskrävande och resurskrävande än två klick på datorn.

Under konferensen använde vi oss även av Mentimeter, ett digitalt verktyg för att anonymt och snabbt kunna rösta, ge feedback och kommunicera i realtid. Med andra ord tog vi vara på chansen att kunna genomföra omröstningar där vi kunde följa med resultatet i realtid, samtidigt som vi aktiverade deltagarna på olika sätt och gav dem möjligheten att engagera sig och tycka till helt anonymt - också något som kan vara utmanande vid fysiska evenemang.

Varierande innehåll

Att sitta och stirra på ett aningen suddigt ansikte i en skärm blir lätt tröttsamt och få orkar hålla fokus länge. För att bibehålla deltagarnas intresse är det viktigt med varierande innehåll. Variation kan uppnås genom att använda flera kameravinklar vid sändning eller genom video och bildinslag. Vid större virtuella tillställningar kan det därför vara värt att anlita utomstående teknisk expertis, som ser till att bild och ljudkvaliteten är god och att olika programinslag fungerar enhetligt tillsammans. Det är visserligen en extra kostnad, men den tillför profesionalitet och kan göra helheten mer tillgänglig för deltagarna.

Målgruppen och dess behov

Under Förbundsarenans nätverksträff för kurs- och utbildningsansvariga i oktober diskuterades även temat digitala lösningar. Finlands Svenska Marthaförbund och Helsingfors Arbis lyfte fram många konkreta tips på hur de fått verksamheten att fungera virtuellt.

Båda organisationerna betonade betydelsen av att utgå från målgruppen och dess behov. För Marthaförbundet har till exempel en video i utbildningssyfte för dagisbarn fungerat som ett lyckat substitut till fysiska utbildningar på daghem. Helsingfors Arbis kunde däremot konstatera att färdigt inspelade gymnastikvideon inte varit ett fungerande koncept för deras målgrupp, utan att man istället satsat på att strömma jumppa- och yogapass samma tid varje vecka för att bibehålla rutiner och gemenskap trots distansen.

Det digitala alternativen är många och så är även lösningarna. Det gäller att fundera på vilka alternativ som passar den egna målgruppen bäst. Samtidigt som den digitala världen öppnar flera nya spännande dörrar är det också viktigt att komma ihåg att vi inte måste ersätta all fysisk verksamhet med virtuella alternativ. Vissa träffar och tillställningar kanske inte fungerar virtuellt och det är helt okej. Men tills dess att vi får träffas på riktigt igen är det fint att vi kan engagera och kommunicera virtuellt.

Aktuella kurser

Vill du ha ytterligare information om hur man ordnar digitala evenemang och tillställningar? Kolla in dessa kurser:

 

 

 

 

85326_t.jpg

Publicitet utöver det vanliga under hösten

BLOGG. I juli började Cecilia Huhtala officiellt som förbundsordförande för Finlands Svenska Skolungdomsförbund. Förbundslivet tog henne med storm och hösten blev i stort sett väldigt lyckad. Läs mera »
01.03.2023 kl. 07:50
85155_t.jpg

Förbundsarenan koordinerar biljetter till seminarium om stordonationer

NYHET. Ett seminarium om stordonatorer och de stora sedlarnas effekter ordnas i Helsingfors den 8 maj. Förbundsarenan koordinerar biljettinköp för medlemsförbunden.Läs mera »
15.02.2023 kl. 14:58
85144_t.jpg

Testamentsdonationer – alltid välkomna, alltid utmanande?

ARTIKEL. Testamentsdonationer utgör en viktig del av finansieringen för många organisationer i tredje sektorn. Samtidigt upplever många organisationer det som utmanande att informera om att de tar emot donationer via testamenten. Så hur gör man?Läs mera »
15.02.2023 kl. 11:20
84942_t.jpg

Inkluderande kommunikation

BLOGG. Inkluderande kommunikation är ett aktuellt tema inom organisationsvärlden. Är vår nuvarande kommunikation inkluderande och vad kan vi göra annorlunda? Tarja Krum på Finlands Svenska Idrott delar med sig av sin kunskap och erfarenhet kring temat.Läs mera »
01.02.2023 kl. 16:26
84780_t.jpg

Dags att nominera till Årets förbund

NYHET. Vilket förbund utmärkte sig förra året? Vilket förbund har gjort något extra bra? Nominera till Årets förbund 2023 senast den 31 mars.Läs mera »
01.02.2023 kl. 12:39
84930_t.jpg

Malin Lindholm fortsätter som viceordförande

NYHET. Förbundsarenans styrelse för år 2023 har konstituerat sig. Malin Lindholm fortsätter som vice ordförande och styrelsen ser fram emot ett bra verksamhetsår. Läs mera »
01.02.2023 kl. 09:35
84925_t.jpg

6 tips för att dra in pengar till verksamheten

ARTIKEL. Finns det enkla sätt att få in pengar till förbunds verksamheter? Svaret är troligen nej. Enkelt är det inte, men det kan vara roligt och givande att testa nya sätt att finansiera verksamheten. Ta del av konkreta tips på pengainsamling. Läs mera »
31.01.2023 kl. 15:36
84889_t.jpg

Nu åker de första på kurs till Italien

NYHET. I slutet av februari åker fyra förbundsanställda på kurs till Sicilien för att i fem dagar fördjupa sig i temat teambuilding. Under våren deltar totalt 18 personer i kurser runt om i Europa via Förbundsarenans mobilitetsprojekt.Läs mera »
30.01.2023 kl. 11:18
83959_t.jpg

Förbundsarenans riksdagsvalsprogram

NYHET. Utan aktiva organisationer i civilsamhället stannar Finland. Förbundsarenan har tillsammans med sina medlemsorganisationer tagit fram ett riksdagsvalsprogram som belyser betydelsen av ett levande demokratiskt civilsamhälle.Läs mera »
12.01.2023 kl. 13:38