Hur ordna digitala evenemang

04.11.2020 kl. 23:26
ARTIKEL. Då distansarbete är vardag och virtuella träffar är normen, hur skapar man fungerande digitala lösningar? Förbundsarenan har sammanfattat tips och erfarenheter kring digitala lösningar och hur man skapar lyckande virtuella träffar.
Text: Julia Hemgård
Bild: Linus Lindholm
 

Det är ingen nyhet att distansarbete och att jobba virtuellt har medfört nya utmaningar för förbunden och deras anställda. Hur får man höstmöten att fungera på distans och hur skapar man intressanta och interaktiva träffar och seminarier via skärmen? Förbundsarenan har under hösten tagit emot en hel del frågor kring digitala lösningar och hur vi gjorde då vi ordnade Organisationskonferensen 2020 virtuellt. På begäran av förbunden har vi därmed sammanfattat tips och råd kring ämnet.

Tydlig tidsram

Till skillnad från vid fysiska tillställningar, där lite fritid och allmän samvaro ofta upplevs som trevligt och ger utrymme till spontant småprat, är fritid och en lös tidtabell inte att rekommendera vid virtuella tillställningar. En lös tidtabell gör det svårt för deltagarna att orka hänga med och man blir lätt uttråkad. Två minuters väntan känns betydligt längre framför skärmen än då man är på plats på ett fysiskt evenemang. Under Organisationskonferensen följde vi ett minutschema, där samtliga inblandades arbetsuppgifter tydligt var utskrivna så att helheten skulle fungera.

Interaktiva verktyg

Vid planering av digitala träffar och tillställningar är det viktigt att komma ihåg att man sällan kan flytta ett fysiskt evenemang direkt till webben, utan konceptet måste göras om i grunden. Ett bra råd är att utnyttja digitala verktyg som underlättar interaktion och kommunikation via skärmen och försöka se det positiva i situationen. Fråga dig själv: vad kan du göra digitalt som inte skulle vara möjligt vid ett fysiskt evenemang?

Funktionen breakout rooms som finns i bland annat Zoom gör det möjligt att som mötesarrangör dela upp deltagarna i mindre grupper så att deltagarna kan diskutera separat i olika rum utan att störa andra. Denna funktion använde Förbundsarenan flitigt under Organisationskonferensen. Funktionen gav deltagarna möjlighet att under en kort tid diskutera i flera olika grupper och komma i kontakt med personer de annars kanske inte diskuterat med. Självklart går det att genomföra liknande gruppdiskussioner fysiskt, men en förflyttning av närmare 60 personer är betydligt mer tidskrävande och resurskrävande än två klick på datorn.

Under konferensen använde vi oss även av Mentimeter, ett digitalt verktyg för att anonymt och snabbt kunna rösta, ge feedback och kommunicera i realtid. Med andra ord tog vi vara på chansen att kunna genomföra omröstningar där vi kunde följa med resultatet i realtid, samtidigt som vi aktiverade deltagarna på olika sätt och gav dem möjligheten att engagera sig och tycka till helt anonymt - också något som kan vara utmanande vid fysiska evenemang.

Varierande innehåll

Att sitta och stirra på ett aningen suddigt ansikte i en skärm blir lätt tröttsamt och få orkar hålla fokus länge. För att bibehålla deltagarnas intresse är det viktigt med varierande innehåll. Variation kan uppnås genom att använda flera kameravinklar vid sändning eller genom video och bildinslag. Vid större virtuella tillställningar kan det därför vara värt att anlita utomstående teknisk expertis, som ser till att bild och ljudkvaliteten är god och att olika programinslag fungerar enhetligt tillsammans. Det är visserligen en extra kostnad, men den tillför profesionalitet och kan göra helheten mer tillgänglig för deltagarna.

Målgruppen och dess behov

Under Förbundsarenans nätverksträff för kurs- och utbildningsansvariga i oktober diskuterades även temat digitala lösningar. Finlands Svenska Marthaförbund och Helsingfors Arbis lyfte fram många konkreta tips på hur de fått verksamheten att fungera virtuellt.

Båda organisationerna betonade betydelsen av att utgå från målgruppen och dess behov. För Marthaförbundet har till exempel en video i utbildningssyfte för dagisbarn fungerat som ett lyckat substitut till fysiska utbildningar på daghem. Helsingfors Arbis kunde däremot konstatera att färdigt inspelade gymnastikvideon inte varit ett fungerande koncept för deras målgrupp, utan att man istället satsat på att strömma jumppa- och yogapass samma tid varje vecka för att bibehålla rutiner och gemenskap trots distansen.

Det digitala alternativen är många och så är även lösningarna. Det gäller att fundera på vilka alternativ som passar den egna målgruppen bäst. Samtidigt som den digitala världen öppnar flera nya spännande dörrar är det också viktigt att komma ihåg att vi inte måste ersätta all fysisk verksamhet med virtuella alternativ. Vissa träffar och tillställningar kanske inte fungerar virtuellt och det är helt okej. Men tills dess att vi får träffas på riktigt igen är det fint att vi kan engagera och kommunicera virtuellt.

Aktuella kurser

Vill du ha ytterligare information om hur man ordnar digitala evenemang och tillställningar? Kolla in dessa kurser:

 

 

 

 

88823_t.jpg

Nadina Vihinen är Förbundsarenans nya verksamhetskoordinator

NYHET. Nätverksträffar, projekt, kommunikation och verksamhetsutveckling. Det kommer Nadina Vihinen att börja jobba med på Förbundsarenan. Hon ser fram emot att lära känna alla 68 medlemsorganisationer närmare.Läs mera »
30.01.2024 kl. 10:26
88796_t.jpg

Mia Wikström vald till Förbundsarenans viceordförande

NYHET. Efter en paus på några år gör Mia Wikström comeback i Förbundsarenans styrelse. Hon valdes nu till vice ordförande och vill i styrelsen jobba för de finlandssvenska förbundens gemensamma arena för samverkan.Läs mera »
26.01.2024 kl. 14:00
88741_t.jpg

Civilsamhället och banktjänster - ojämlikhet och möjligheter?

BLOGG. Bankavgifter är nödvändiga kostnader för föreningar och organisationer. En ny undersökning visar dessutom att bankavgifterna är en kostnadsfaktor för organisationer i civilsamhället som varierar stort.Läs mera »
22.01.2024 kl. 10:48
88592_t.jpg

Julia brinner för brandet 

ARTIKEL. Efter fyra år på Förbundsarenan drar verksamhetsutvecklare Julia Hemgård vidare till nästa utmaning, nämligen att bli projektledare på Niva Education. Julia lämnar Förbundsarenan i början av januari och inleder då sitt nya jobb.Läs mera »
08.01.2024 kl. 10:53
88562_t.jpg

Nytta, nöje och nåd genom nätverk

BLOGG. Sedan Förbundsarenan började erbjuda många möjligheter till nätverkande har flera saker hänt i Svenskfinland. Fler som jobbar i förbund och centralorganisationer har ett bredare nätverk och effekterna är stora och många.Läs mera »
04.01.2024 kl. 11:31
88555_t.jpg

Nu startar kampanjen Framtidsgåvan

NYHET. Testamentdonationer till förbund och föreningar ökar. För att höja medvetenheten om möjligheten att donera till organisationer genom testamente koordinerar Förbundsarenan kampanjen Framtidsgåvan.Läs mera »
03.01.2024 kl. 09:04
88334_t.jpg

Är du Förbundsarenans verksamhetskoordinator?

NYHET. Vill du jobba med och för ideella organisationer? Drivs du av att planera och förverkliga evenemang och projekt? Är du dessutom intresserad av att hantera både kommunikations- och administrationsuppgifter? Då kan du vara den kollega vi letar efter. Ta chansen att bli en central del av Förbundsarenans team! Läs mera »
04.12.2023 kl. 15:24
88333_t.jpg

”De finlandssvenska förbunden konkurrerar inte, utan kompletterar varandra”

ARTIKEL. Det har hänt mycket under Viveca Hagmarks tre år som Förbundsarenans ordförande. En pandemi, ett digitalt jättekliv och ekonomiska utmaningar. Men fram för allt har Förbundsarenan utvecklats och ytterligare hittat sin form under Vivecas ordförandeskap.Läs mera »
04.12.2023 kl. 14:58
88330_t.jpg

Verksamheten utvecklas om någon vågar ställa frågor

BLOGG. Paktering av information, personlig utveckling och framtidshopp. ÅA-studerande Sofia Blomqvist har gjort en tremånaders praktik på Förbundsarenan denna höst och berättar vad hon tar med sig.Läs mera »
04.12.2023 kl. 11:04