Smidiga arbetsprocesser och hjärnsmarta tips

26.02.2021 kl. 15:28
ARTIKEL. Hur skapar vi smidiga arbetsprocesser och jobbar mer ändamålsenligt? Det var ett genomgående tema för årets Kanslidagar som ordnades virtuellt under två dagar i februari. Nu har vi samlat ihop fem nyttiga tips från dagarna för att stöda förbundens anställda att jobba mer hjärnsmart.

Text: Julia Hemgård

1. Singletasking

Mentaltränare Pernilla Nylund poängterar vikten av singletasking framom multistasking. Vi lever i ett samhälle som hyllar multitasking och förmågan att ha många bollar i luften på en och samma gång. Tyvärr lider hjärnan av detta, menar Pernilla, och lyfter fram betydelsen av att prioritera och göra en sak i taget. Ofta sparar vi både tid och energi genom singletasking.

2. Hjärnvila

Pernilla lyfter även fram vikten av att vila hjärnan. Vi tar kontinuerligt emot nya intryck och information via mail, whatsapp eller något annat digitalt medium. I den digitala djungeln som de flesta av oss kallar vardag kan det vara svårt att verkligen koppla av och framfört allt koppla bort den digitala omgivningen.

Därför kan det vara bra att ge tid för hjärnvila, vilket innebär att man för ett par minuter kopplar bort allt som händer runt omkring en och försöker fokusera på ingenting alls, utan bara är. Genom att regelbundet ta paus och bara vara, har hjärnan möjlighet att återhämta sig bättre och ta emot nya intryck.

3. Välmående arbetstagare

Under Kanslidagarna delande även Malin Lindholm, förbundssekreterare på Svensk Ungdom (SU), med sig av tips på hur de jobbar smidigt. Hon lyfte bland annat fram vikten av att satsa på arbetstagarnas välmående. Då arbetstagarna mår bra och trivs på arbetsplatsen utför de även sitt jobb bättre och arbetsvardagen fungerar mer smidigt, förklarade Malin.

På SU jobbar de bland annat med arbetsvälmående genom att erbjuda arbetstagarna möjligheten att motionera under arbetstid och regelbundet diskutera och lyfta upp teman som stresshantering och välmående under gemensamma möten.

4. Transparens och delaktighet

Genom att skapa en inkluderande arbetsmiljö där arbetstagarna är delaktiga och har insyn i hela verksamheten tenderar även arbetsmotivationen att öka och arbetsgemenskapen att förstärkas.

Det är också en poäng Malin Lindholm lyfte fram under Kanslidagarna. Hon betonade betydelsen av gemensamt resultatansvar och att ingen arbetstagare är oersättlig. Faktum är, att då allt ansvar ligger på en persons arbetsbord så medför det inte bara stress för ansvarspersonen, utan resulterar i ett trögt arbetssätt, förklarar Malin och uppmuntrar till en transparent arbetskultur där alla i teamet har förståelse för verksamheten som en helhet.

5. Gemensamma kaffepauser (också virtuellt)

Kai Alajoki och Henrik Forsblom, koordinatorer på Åbo svenska arbetarinstitut, gav också tips på hur de jobbar ändamålsenligt. De lyfte fram något så självklart, men ändå otroligt viktigt – kaffepauser. Kaffepauser fungerar inte bara som ett avkopplingsmoment under arbetsdagen utan är en viktig metod för kommunikation. Det är under kaffepauserna som man ledigt och spontant kan diskutera ärenden som kanske inte rymdes med på mötesagendan, eller fritt bolla idéer och kartlägga behov inom verksamheten.

Med andra ord, skippa inte kaffepauserna trots att många arbetar på distans. Det är nämligen under dessa kaffepauser som du tillsammans med dina kollegor kan lösa återkommande problem i arbetet, eller hitta på nya projektidéer och utveckla verksamheten.

 

Kanslidagarna 2021 ordnades virtuellt den 17–18 februari. Dagarna ordnas en gång i året för administrativ personal inom fria bildningen och förbund och centralorganisationer inom tredje sektorn. Evenemanget ordnas i samarbete mellan Bildningsalliansen och Förbundsarenan.

Läs också

Artikel: Hur ordna digitala evenemang

Artikel: Tips för hur du kan arbeta så at någon annan kan ta över

Ingången: Hur nätverkar man i corona-tider?

 

89286_t.jpg

Studio Dim utformar kampanjen Framtidsgåvan

ARTIKEL. Studio Dim är en design- och kommunikationsbyrå med en vision om att tillgängliggöra gott digitalt stöd för ideella initiativ. Tillsammans med Förbundsarenan har de utvecklat kampanjen Framtidsgåvan. Tillgänglighet och trovärdighet är avgörande när det gäller att sprida kunskap, menar Henrietta Andersson som tillsammans med Ida Dimic driver Studio Dim.Läs mera »
07.03.2024 kl. 09:39
89244_t.jpg

Att lyfta varandra till framgångar?

BLOGG. Varför är det inte fler organisationer som lyfter varandras verksamheter, initiativ och projekt? Robert Nilsson funderar i bloggen om det handlar om brist på tid eller en oro för att förlora uppmärksamhet för den egna verksamheten.Läs mera »
04.03.2024 kl. 15:39
89199_t.jpg

Civilsamhället, tredje sektorn eller ideell sektor?

INGÅNGEN. Begrepp och ord. Ibland känns det komplicerat och när man lärt sig det senaste dyker det upp nya termer. Nu verkar fler på engelska använda CSO där man tidigare använde NGO.Läs mera »
29.02.2024 kl. 12:29
89198_t.jpg

Hållbar verksamhetskultur

BLOGG. Hur kan vi inom våra organisationer främja ett hållbart arbetssätt, både för våra kollegor och för oss som leder? Och hur ska vi skapa en varm arbetsgemenskap när många arbetar på distans? Det är frågor som Susanne Norrbäck-Råman reflekterat över efter att ha gått kursen Hållbar verksamhetskultur.Läs mera »
29.02.2024 kl. 12:24
89197_t.jpg

Fem frågor till Robert Nilsson om projekt Finansieringskällor

ARTIKEL. Kampanjen Framtidsgåvan, företagssamarbeten och workshops. Det händer mycket inom projekt Finansieringskällor för förbunden. Vi ställde några frågor till projektledare Robert Nilsson om vad vi inte ska missa just nu. Läs mera »
29.02.2024 kl. 12:01
88887_t.jpg

Tätare samarbete med finska fältet stärker våra påverkansmöjligheter

BLOGG. Att knyta kontakter till det finska fältet hjälper oss i svenskspråkiga organisationer att bredda våra nätverk. Samtidigt är det viktigt att språkfrågorna inte hamnar i skymundan, menar Tina Kärkinen som deltagit i Järjestöhopping.Läs mera »
05.02.2024 kl. 07:38
88872_t.jpg

Liten ökning i antalet anställda i förbunden

Antalet anställda i Förbundsarenans medlemsförbund har ökat med nästan sex helårsverken. Det visar statistiken som Förbundsarenan samlat in.Läs mera »
02.02.2024 kl. 13:39
88794_t.jpg

Nu kan du nominera Årets förbund

NYHET. Vilket förbund utmärkte sig förra året? Vilket förbund har gjort något extra bra? Nominera till Årets förbund 2024 senast den 31 mars.Läs mera »
01.02.2024 kl. 08:30
88824_t.jpg

Vi ärvde en fastighet – tack gärna!

BLOGG. Gemensamma värderingar som syns bland annat i intakta syltburkar från 1990-talet. Camilla Sederholm på Natur och Miljö skriver om en överraskning i form av en testamentdonation, som innebar arbete, funderingar och tacksamhet. Läs mera »
30.01.2024 kl. 10:56