Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

79045_t.jpg

Mentorskap mer än endast kompetenshöjning

NYHET. Mentorix 2020 - 2021 erbjöd förbundsanställda en möjlighet att få yrkesmässigt stöd av en mentor för att utvecklas i sitt arbete. Mentorskapsprogrammet visade sig vara en uppiggande erfarenhet för både adepter och mentorer. Läs mera »
24.09.2021 kl. 09:11
78911_t.jpg

Förbundsbarometern 2021 är nu publicerad

Förbunden tar stort samhällsansvar men behöver engagemang och pengar. Förbundsarenan har genomfört en omfattande kartläggning av den finlandssvenska förbunden och centralorganisationerna.Läs mera »
15.09.2021 kl. 12:56
78793_t.jpg

Du får gilla jobbet eller att ta ansvar för ditt eget arbetsvälmående

INGÅNGEN. En solig höstdag i skogen springer jag sist i raden efter ett gäng sportklädda, glada förbundsanställda längs stigen. I en glänta bredvid en sjö stannar vi, pulsen lugnar ner sig och utsikten över vattnet är avslappnande. Medan jag njuter så smyger sig ändå en liten fråga in i medvetandet: får jag ha det så här bra mitt under en arbetsdag?Läs mera »
06.09.2021 kl. 14:50
78763_t.jpg

Konkret kring arbetshälsa på Förbundens friluftsdag

ARTIKEL. Glada miner, svettiga människor, solsken, högljudda skratt och människor som somnade. Förbundens friluftsdag i början av september på Solvalla erbjöd förbundens anställda en paus i det vardagliga arbetet och en möjlighet att fokusera på arbetsvälmående.Läs mera »
03.09.2021 kl. 14:43
78759_t.jpg

Caisa Sundell ny praktikant på Förbundsarenan

NYHET. Den här hösten är Caisa Sundell praktikant på Förbundsarenan. Caisa kommer under sin praktik att jobba med bland annat kommunikation, evenemangsplanering och administration. Läs mera »
03.09.2021 kl. 10:39
78757_t.jpg

Namnbyte för att professionalisera verksamheten

PÅ BORDET. Regnbågsallians Svenskfinland är det nya namnet för organisationen som tidigare hette Regnbågsankan. Verksamhetsledare Ida Boucht påminner om att regnbågspersoner finns överallt och att också förbund bör se till att de känner sig trygga inom verksamheten.Läs mera »
03.09.2021 kl. 10:18
78741_t.jpg

Vem ska sitta i Förbundsarenans styrelse?

NYHET. På höstmötet är det dags att välja nya styrelsemedlemmar till Förbundsarenan. Vem vill du se i styrelsen nästa år? Nominera kandidater. Läs mera »
01.09.2021 kl. 12:47
78416_t.jpg

Förbundsarenan startar nytt nätverk kring digital verksamhet 

NYHET. Förbundsarenan har kört i gång med ett projekt för att stöda finlandssvenska förbund att utveckla sin digitala verksamhet. Nu startar ett nytt nätverk - Diginätverket. Projektet koordineras av Maj Ilola.Läs mera »
09.08.2021 kl. 15:33
78407_t.jpg

Fem förslag för förbundens finansiering

ARTIKEL. I juni samlades ett gäng verksamhetsledare för att diskutera förbundens finansiering. Diskussionen utmynnade i fem punkter och förslag på hur vi tillsammans kunde stärkas gällande finansieringen.Läs mera »
09.08.2021 kl. 09:19