Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

79857_t.jpg

Viveca Hagmark fortsätter som ordförande för Förbundarenan

NYHET. Viveca Hagmark från Folkhälsans förbund omvaldes till ordförande för år 2022. Nya i styrelsen är Mikaela Hermans från Nykterhetsförbundet Hälsa och Trafik och Malin Lindholm från Svensk Ungdom. Läs mera »
22.11.2021 kl. 10:05
79655_t.jpg

Digital delaktighet

ARTIKEL. Har du en person i din närkrets som inte ännu är delaktig i det digitala? Hur kan man inom förbunden eller som privatperson stöda och främja digital delaktighet i samhället? I andra delen i artikelserien om olika digitala problem och lösningar får du konkreta tips. Läs mera »
08.11.2021 kl. 16:41
79580_t.jpg

Lugnet efter deadline

PÅ BORDET. Det skulle vara skönt att jobba på en tidning som bara kom ut en gång i månaden, tänkte jag ofta på den tiden jag jobbade på en dagstidning. Efter ett knappt år på Svenska Trädgårdsförbundet och som ansvarig redaktör för Trädgårdsnytt kan jag konstatera att verkligheten inte riktigt är sådan som jag trodde.Läs mera »
02.11.2021 kl. 07:18
79485_t.jpg

Fina möjligheter att påverka statsbidragsutvecklingen

NYHET. Förbundsarenans ordförande Viveca Hagmark är med i arbetsgruppen för utveckling av statsunderstödsförfarandena vid understöd till organisationer. Arbetsgruppen ingår i reformen där statsunderstödverksamheten ska bli mer öppen och enhetlig. Läs mera »
26.10.2021 kl. 15:38
79468_t.jpg

Hur ordnar man hybrid- och distansmöten?

ARTIKEL. Den här artikeln påbörjar en artikelserie som behandlar olika digitala problem och lösningar. Artikelserien är en del av projektet för att stöda digital utveckling inom förbunden. I den här artikeln kan du läsa om hur du konkret ordnar hybrid- och distansmöten. Läs mera »
25.10.2021 kl. 15:57
79231_t.jpg

Ny omgång av Mentorix för förtroendevalda inleds

NYHET. Vill du utvecklas i ditt förtroendeuppdrag? Kom med i Förbundsarenans mentorskapsprogram för förtroendevalda inom förbund och centralorganisationer i Svenskfinland. Nu kan du ansöka om att få en mentor.Läs mera »
07.10.2021 kl. 09:52
79201_t.jpg

Förbundsarenan är med på Helsingfors Bokmässa

Helsingfors Bokmässa ordnas den 28–31 oktober och Förbundsarenan är på plats tillsammans med de finlandssvenska tidskrifterna.Läs mera »
05.10.2021 kl. 19:23
79197_t.jpg

Djupa diskussioner och intressanta insikter på Styrelsedagarna 2021

Under veckoslutet 1 – 2 oktober samlades närmare 90 förtroendevalda från 30 olika finlandssvenska förbund och centralorganisationer för att nätverka, ventilera gemensamma utmaningar och ta del av föreläsningar och diskussioner under Styrelsedagarna 2021. Läs mera »
05.10.2021 kl. 15:40
79182_t.jpg

Digitala verktyg ger nya möjligheter

PÅ BORDET. Då vissa svänger sig med de nya digitala verktygen med vänster hand känns det för andra som ett stort svart hål man förväntas hoppa in i. Ira Vaskola skriver om hur de på Tekniska Föreningen i Finland tänker kring inkluderande verksamhet efter pandemin. Läs mera »
05.10.2021 kl. 08:30