Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

80409_t.jpg

Dags att vässa kompetensen och nätverka

NYHET. Nytt år och nya tag! Då ivern slår till och du vill utvecklas i ditt arbete vill Förbundsarenan påminna om det som många av våra medlemsorganisationer ser som en av de mest givande bitarna av vår verksamhet: nätverken.Läs mera »
12.01.2022 kl. 09:55
80391_t.jpg

Våga väcka känslor

ARTIKEL. Flödet på sociala medier bara sväller. Som förbund tävlar vi om vår målgrupps uppmärksamhet i en digital sfär där Yle och Netflix är våra konkurrenter. Hur ska man lyckas sticka ut ur mängden och framgångsrikt nå ut med sitt budskap? Känslor kan vara lösningen. Läs mera »
11.01.2022 kl. 13:42
80395_t.jpg

Kom med i kampanjen #DigiDu och berätta om er digitala verksamhet

NYHET. Tillsammans kan de finlandssvenska förbunden göra mycket och denna vår kommer vi tillsammans i kampanjen #DigiDu att slå två flugor i en smäll. Förbund och föreningar vill nå fler för att på sikt få fler medlemmar och erbjuder samtidigt en möjlighet att tackla digitalt utanförskap. Läs mera »
11.01.2022 kl. 10:07
80389_t.jpg

Hur har Ledarskapsakademin lyckats förverkliga sin vision?

PÅ BORDET. En hög ambitionsnivå gällande kvalitet och att inte kompromissa med någon del av helheten. Nora Ridgewell reflekterar över kärnan i Ledarskaps-akademins verksamhet som i år fyller 10 år.Läs mera »
11.01.2022 kl. 00:26
80052_t.jpg

Att träffas och att mötas

INGÅNGEN. För förbunden är det självklart att ordna olika evenemang. Vi kan det och är bra på det. Ändå kan vi fastna i gamla hjulspår och därför mår vi bra av att stanna upp och tänka till. Det gäller att måna om den största resursen: deltagarnas tid.Läs mera »
07.12.2021 kl. 09:22
80013_t.jpg

Förbundsarenan söker en praktikant

NYHET. Förbundsarenan söker en praktikant för våren 2022. Vi letar efter en företagsam och nyfiken högskolestuderande och erbjuder en unik inblick i förbundsvärlden och tredje sektorn. Läs mera »
03.12.2021 kl. 08:05
79968_t.jpg

Padda, podd eller papper?

ARTIKEL. Hur kan och ska tidskrifter idag förhålla sig till olika format för att nå läsarna? Tidskrifternas många nya former var temat för en diskussion på Helsingfors Bokmässa, där Janne Wass på Ny Tid och Hanna Rundell på Folkhälsan möttes i ett samtal med Henrika Zilliacus-Tikkanen.Läs mera »
30.11.2021 kl. 08:47
79885_t.jpg

Vem är förbundets målgrupp?

PÅ BORDET. Ett förbund kan behöva kommunicera till en brokig skara målgrupper bestående av privatpersoner, föreningar och distrikt. Hur undviker man fenomenet trasig telefon och når ut med rätt information till rätt personer? Tuuli Solhagen på Natur och Miljö reflekterar kring målgruppstänk.Läs mera »
23.11.2021 kl. 15:11
79857_t.jpg

Viveca Hagmark fortsätter som ordförande för Förbundarenan

NYHET. Viveca Hagmark från Folkhälsans förbund omvaldes till ordförande för år 2022. Nya i styrelsen är Mikaela Hermans från Nykterhetsförbundet Hälsa och Trafik och Malin Lindholm från Svensk Ungdom. Läs mera »
22.11.2021 kl. 10:05