Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

85326_t.jpg

Publicitet utöver det vanliga under hösten

BLOGG. I juli började Cecilia Huhtala officiellt som förbundsordförande för Finlands Svenska Skolungdomsförbund. Förbundslivet tog henne med storm och hösten blev i stort sett väldigt lyckad. Läs mera »
01.03.2023 kl. 07:50
85155_t.jpg

Förbundsarenan koordinerar biljetter till seminarium om stordonationer

NYHET. Ett seminarium om stordonatorer och de stora sedlarnas effekter ordnas i Helsingfors den 8 maj. Förbundsarenan koordinerar biljettinköp för medlemsförbunden.Läs mera »
15.02.2023 kl. 14:58
85144_t.jpg

Testamentsdonationer – alltid välkomna, alltid utmanande?

ARTIKEL. Testamentsdonationer utgör en viktig del av finansieringen för många organisationer i tredje sektorn. Samtidigt upplever många organisationer det som utmanande att informera om att de tar emot donationer via testamenten. Så hur gör man?Läs mera »
15.02.2023 kl. 11:20
84942_t.jpg

Inkluderande kommunikation

BLOGG. Inkluderande kommunikation är ett aktuellt tema inom organisationsvärlden. Är vår nuvarande kommunikation inkluderande och vad kan vi göra annorlunda? Tarja Krum på Finlands Svenska Idrott delar med sig av sin kunskap och erfarenhet kring temat.Läs mera »
01.02.2023 kl. 16:26
84780_t.jpg

Dags att nominera till Årets förbund

NYHET. Vilket förbund utmärkte sig förra året? Vilket förbund har gjort något extra bra? Nominera till Årets förbund 2023 senast den 31 mars.Läs mera »
01.02.2023 kl. 12:39
84930_t.jpg

Malin Lindholm fortsätter som viceordförande

NYHET. Förbundsarenans styrelse för år 2023 har konstituerat sig. Malin Lindholm fortsätter som vice ordförande och styrelsen ser fram emot ett bra verksamhetsår. Läs mera »
01.02.2023 kl. 09:35
84925_t.jpg

6 tips för att dra in pengar till verksamheten

ARTIKEL. Finns det enkla sätt att få in pengar till förbunds verksamheter? Svaret är troligen nej. Enkelt är det inte, men det kan vara roligt och givande att testa nya sätt att finansiera verksamheten. Ta del av konkreta tips på pengainsamling. Läs mera »
31.01.2023 kl. 15:36
84889_t.jpg

Nu åker de första på kurs till Italien

NYHET. I slutet av februari åker fyra förbundsanställda på kurs till Sicilien för att i fem dagar fördjupa sig i temat teambuilding. Under våren deltar totalt 18 personer i kurser runt om i Europa via Förbundsarenans mobilitetsprojekt.Läs mera »
30.01.2023 kl. 11:18
83959_t.jpg

Förbundsarenans riksdagsvalsprogram

NYHET. Utan aktiva organisationer i civilsamhället stannar Finland. Förbundsarenan har tillsammans med sina medlemsorganisationer tagit fram ett riksdagsvalsprogram som belyser betydelsen av ett levande demokratiskt civilsamhälle.Läs mera »
12.01.2023 kl. 13:38