Bild av Mari Pennanen

Rutiner och struktur som stöd för verksamheten

09.08.2021 kl. 08:58
INGÅNGEN. Under sommaren har nyheter om när det gått fel i en organisation gjort många upprörda. Vi är säkert många som reflekterar över vilka eventuella brister i de administrativa kontrollrutinerna som kanske finns i den egna organisationen. Alla har vi rutiner att förbättra och utveckla. Vi bör ändå minnas att det oftast går rätt till.

Text: Mari Pennanen

Augusti betyder för de flesta en nystart. Också förbund kör igång med ny energi efter sommaren, då verksamheten antingen mer eller mindre legat nere, eller haft högsäsong med till exempel läger – allt enligt syftet och verksamhetsformer. I samband med skolstarten är det också många vuxna som efter sommarsemestern är ivrig att igen börja jobba. Då är det också bra läge för reflektion och eventuella ändringar om det finns behov för det.

Många jag talat med har lyft fram den oro som fallet inom Pohjola-Norden väcker. Många tänker på egen organisation och vill kunna visa att allt går rätt till och att man sköter sig. Samtidigt är det många som är oroliga för att saker kan tolkas fel, även om allt går rätt till. Också här hörs det för de finlandssvenska förbunden mycket karaktäristiska ”vi är ju lite speciella för att...”. Trots att organisationsmodellen, verksamhetsformerna, medlemskåren eller målgruppen skiljer sig från varandra är den genuina viljan att göra rätt saker för att driva det ideella syftet genomgående och ska så vara.

Gällande finansiering och användning av beviljade medel finns inga gråzoner, rätt ska vara rätt. Jag tror det är viktigt att kontinuerligt se över sin egen administration och se att allt är i sin ordning. Det är ju en av grunduppgifterna för alla inom organisationen: gör vi det vi ska och på bästa möjliga sätt?

För styrelsemedlemmar kan kansliet kännas avlägset och farhågor väckas om man upplever att man saknar information. Svaret där är naturligtvis att ta reda på, men som styrelsemedlem är det också viktigt att göra det på rätt sätt. Enskilda styrelsemedlemmar som börjar med egna utredningar är inte svaret, utan naturligtvis ska ärenden skötas enligt de format som finns. Styrelsens roll och ansvar är också temat för Styrelsedagarna denna höst. Vi vet att många gärna vill fundera på detta tillsammans och erbjuder i oktober en möjlighet. Välkommen med! Läs mer om Styrelsedagarna här.

För finlandsvenska förbund och centralorganisationer finns bara en väg och det är framåt. Om du märker att något inte sköts på bästa möjliga sätt och det i er administration finns luckor där säkrare rutiner kunde byggas in, så finns det inget annat att göra än att ta i det och göra ändringar. Tips och idéer hur andra förbund ordnat saker (ekonomistadga, förvaltningsdokument, mallar och modeller) finns att få bara man frågar efter, till exempel genom något av nätverken.

Vi ska också alla komma ihåg att det mesta faktiskt går rätt till. Vi litar på varandra och det är orsaken till att vi tillsammans åstadkommer så mycket. Där finns det absolut ingen orsak till förändring, det som vid behov behöver förändras är det administrativa rutinerna så de stöder oss alla, både anställda och förtroendevalda, i arbetet inom förbunden.

Mari Pennanen är verksamhetsledare på Förbundsarenan och skriver i Ingången-kolumnerna om aktuella ärenden i förbundsvärlden.

Läs också

Fem förslag för förundens finansiering

På bordet: Varför behövs god förvaltning i föreningar?

Ingången: Att få som man vill som förbund

80409_t.jpg

Dags att vässa kompetensen och nätverka

NYHET. Nytt år och nya tag! Då ivern slår till och du vill utvecklas i ditt arbete vill Förbundsarenan påminna om det som många av våra medlemsorganisationer ser som en av de mest givande bitarna av vår verksamhet: nätverken.Läs mera »
12.01.2022 kl. 09:55
80391_t.jpg

Våga väcka känslor

ARTIKEL. Flödet på sociala medier bara sväller. Som förbund tävlar vi om vår målgrupps uppmärksamhet i en digital sfär där Yle och Netflix är våra konkurrenter. Hur ska man lyckas sticka ut ur mängden och framgångsrikt nå ut med sitt budskap? Känslor kan vara lösningen. Läs mera »
11.01.2022 kl. 13:42
80395_t.jpg

Kom med i kampanjen #DigiDu och berätta om er digitala verksamhet

NYHET. Tillsammans kan de finlandssvenska förbunden göra mycket och denna vår kommer vi tillsammans i kampanjen #DigiDu att slå två flugor i en smäll. Förbund och föreningar vill nå fler för att på sikt få fler medlemmar och erbjuder samtidigt en möjlighet att tackla digitalt utanförskap. Läs mera »
11.01.2022 kl. 10:07
80389_t.jpg

Hur har Ledarskapsakademin lyckats förverkliga sin vision?

PÅ BORDET. En hög ambitionsnivå gällande kvalitet och att inte kompromissa med någon del av helheten. Nora Ridgewell reflekterar över kärnan i Ledarskaps-akademins verksamhet som i år fyller 10 år.Läs mera »
11.01.2022 kl. 00:26
80052_t.jpg

Att träffas och att mötas

INGÅNGEN. För förbunden är det självklart att ordna olika evenemang. Vi kan det och är bra på det. Ändå kan vi fastna i gamla hjulspår och därför mår vi bra av att stanna upp och tänka till. Det gäller att måna om den största resursen: deltagarnas tid.Läs mera »
07.12.2021 kl. 09:22
80013_t.jpg

Förbundsarenan söker en praktikant

NYHET. Förbundsarenan söker en praktikant för våren 2022. Vi letar efter en företagsam och nyfiken högskolestuderande och erbjuder en unik inblick i förbundsvärlden och tredje sektorn. Läs mera »
03.12.2021 kl. 08:05
79968_t.jpg

Padda, podd eller papper?

ARTIKEL. Hur kan och ska tidskrifter idag förhålla sig till olika format för att nå läsarna? Tidskrifternas många nya former var temat för en diskussion på Helsingfors Bokmässa, där Janne Wass på Ny Tid och Hanna Rundell på Folkhälsan möttes i ett samtal med Henrika Zilliacus-Tikkanen.Läs mera »
30.11.2021 kl. 08:47
79885_t.jpg

Vem är förbundets målgrupp?

PÅ BORDET. Ett förbund kan behöva kommunicera till en brokig skara målgrupper bestående av privatpersoner, föreningar och distrikt. Hur undviker man fenomenet trasig telefon och når ut med rätt information till rätt personer? Tuuli Solhagen på Natur och Miljö reflekterar kring målgruppstänk.Läs mera »
23.11.2021 kl. 15:11
79857_t.jpg

Viveca Hagmark fortsätter som ordförande för Förbundarenan

NYHET. Viveca Hagmark från Folkhälsans förbund omvaldes till ordförande för år 2022. Nya i styrelsen är Mikaela Hermans från Nykterhetsförbundet Hälsa och Trafik och Malin Lindholm från Svensk Ungdom. Läs mera »
22.11.2021 kl. 10:05