Bild av Mari Pennanen

Rutiner och struktur som stöd för verksamheten

09.08.2021 kl. 08:58
INGÅNGEN. Under sommaren har nyheter om när det gått fel i en organisation gjort många upprörda. Vi är säkert många som reflekterar över vilka eventuella brister i de administrativa kontrollrutinerna som kanske finns i den egna organisationen. Alla har vi rutiner att förbättra och utveckla. Vi bör ändå minnas att det oftast går rätt till.

Text: Mari Pennanen

Augusti betyder för de flesta en nystart. Också förbund kör igång med ny energi efter sommaren, då verksamheten antingen mer eller mindre legat nere, eller haft högsäsong med till exempel läger – allt enligt syftet och verksamhetsformer. I samband med skolstarten är det också många vuxna som efter sommarsemestern är ivrig att igen börja jobba. Då är det också bra läge för reflektion och eventuella ändringar om det finns behov för det.

Många jag talat med har lyft fram den oro som fallet inom Pohjola-Norden väcker. Många tänker på egen organisation och vill kunna visa att allt går rätt till och att man sköter sig. Samtidigt är det många som är oroliga för att saker kan tolkas fel, även om allt går rätt till. Också här hörs det för de finlandssvenska förbunden mycket karaktäristiska ”vi är ju lite speciella för att...”. Trots att organisationsmodellen, verksamhetsformerna, medlemskåren eller målgruppen skiljer sig från varandra är den genuina viljan att göra rätt saker för att driva det ideella syftet genomgående och ska så vara.

Gällande finansiering och användning av beviljade medel finns inga gråzoner, rätt ska vara rätt. Jag tror det är viktigt att kontinuerligt se över sin egen administration och se att allt är i sin ordning. Det är ju en av grunduppgifterna för alla inom organisationen: gör vi det vi ska och på bästa möjliga sätt?

För styrelsemedlemmar kan kansliet kännas avlägset och farhågor väckas om man upplever att man saknar information. Svaret där är naturligtvis att ta reda på, men som styrelsemedlem är det också viktigt att göra det på rätt sätt. Enskilda styrelsemedlemmar som börjar med egna utredningar är inte svaret, utan naturligtvis ska ärenden skötas enligt de format som finns. Styrelsens roll och ansvar är också temat för Styrelsedagarna denna höst. Vi vet att många gärna vill fundera på detta tillsammans och erbjuder i oktober en möjlighet. Välkommen med! Läs mer om Styrelsedagarna här.

För finlandsvenska förbund och centralorganisationer finns bara en väg och det är framåt. Om du märker att något inte sköts på bästa möjliga sätt och det i er administration finns luckor där säkrare rutiner kunde byggas in, så finns det inget annat att göra än att ta i det och göra ändringar. Tips och idéer hur andra förbund ordnat saker (ekonomistadga, förvaltningsdokument, mallar och modeller) finns att få bara man frågar efter, till exempel genom något av nätverken.

Vi ska också alla komma ihåg att det mesta faktiskt går rätt till. Vi litar på varandra och det är orsaken till att vi tillsammans åstadkommer så mycket. Där finns det absolut ingen orsak till förändring, det som vid behov behöver förändras är det administrativa rutinerna så de stöder oss alla, både anställda och förtroendevalda, i arbetet inom förbunden.

Mari Pennanen är verksamhetsledare på Förbundsarenan och skriver i Ingången-kolumnerna om aktuella ärenden i förbundsvärlden.

Läs också

Fem förslag för förundens finansiering

På bordet: Varför behövs god förvaltning i föreningar?

Ingången: Att få som man vill som förbund

83971_t.jpg

Fundraisingens möjligheter för förbund

BLOGG. Vilka olika fundraisingsmöjligheter finns det för förbund i civilsamhället? Fundraising är ett begrepp som delar åsikter och Förbundsarenans projektledare för projektet Finansieringskällor för förbunden Robert Nilsson funderar vidare kring detta.Läs mera »
03.11.2022 kl. 10:00
83480_t.jpg

Vill civilsamhället ha donationer eller investeringar?

BLOGG. Förbund och föreningar ansöker om bidrag. En del ber också om donationer. Men hur tänker vi kring att be om investeringar? Förbundsarenans projektledare Robert Nilsson funderar kring vad detta betyder för våra verksamheter.Läs mera »
03.10.2022 kl. 08:38
83436_t.jpg

Unga erbjuds ledarskapsutbildning i unikt projekt

BLOGG. Norr om Stan har sedan våren 2021 koordinerat en ledarskapsutbildning för unga i åldern 14-17 år. Det går undan och samarbetet utökas som bäst med flera nya aktörer, skriver verksamhetsledare Katja Salojärvi.Läs mera »
28.09.2022 kl. 12:14
83156_t.jpg

Effekter av nätverkande

BLOGG. Några förändringar i de nätverk för anställda och förtroendevalda som Förbundsarenan driver är aktuella. Målet är att nätverken ska stöda och vara till nytta för ännu fler av våra medlemsförbund. Förbundsarenans verksamhetsledare Mari Pennanen reflekterar kring betydelsen av fungerande nätverk för de finlandssvenska förbunden. Läs mera »
07.09.2022 kl. 13:45
83150_t.jpg

Våra värdefulla tidskrifter

BLOGG. Då man jobbar inom en organisation som ger ut en medlemstidning är Förbundsarenans nyutkomna rapport Tidskriftsbarometern intressant läsning. Ilona Salonen, t.f. verksamhetsledare på Svenska Hörselförbundet, reflekterar över rapportresultatet och tidskrifternas framtid.Läs mera »
07.09.2022 kl. 11:24
82830_t.jpg

Fira Östersjön!

BLOGG. Östersjödagen handlar om att fira vårt alldeles egna hemhav men också ta ansvar för dess framtid. Cecilia Nyman, sakkunnig på Marthaförbundet, ger tips på hur du och din organisation kan delta i evenemanget den 25 augusti.Läs mera »
09.08.2022 kl. 15:15
82563_t.jpg

Nycklarna till digitalisering

BLOGG. Nu tar det ettåriga projektet Digistöd slut och det är dags att blicka både bakåt för att se på de lärdomar projektet har medfört, men mest framåt för att se den framtid som digitaliseringen möjliggör.Läs mera »
20.06.2022 kl. 11:19
82397_t.jpg

Effekter och resultat av ett studiebesök

BLOGG. Nya kontakter, idéer och mycket inspiration i arbetet. Men varför är det så svårt att komma sig iväg? Förbundsarenans verksamhetsledare Mari Pennanen reflekterar kring vad ett studiebesök kan leda till, bara man får det gjort. Läs mera »
02.06.2022 kl. 09:30
82378_t.jpg

Praktikperiod har gett inblick i förbundsvärlden

BLOGG. Studier i statskunskap kan kännas lite teoretiska, men en praktikperiod kan komplettera studierna. Efter tre månaders praktik på Förbundsarenan har Karen Lindholm fått en inblick i förbundsvärlden. Läs mera »
31.05.2022 kl. 17:10