Bild av Mari Pennanen

Rutiner och struktur som stöd för verksamheten

09.08.2021 kl. 08:58
INGÅNGEN. Under sommaren har nyheter om när det gått fel i en organisation gjort många upprörda. Vi är säkert många som reflekterar över vilka eventuella brister i de administrativa kontrollrutinerna som kanske finns i den egna organisationen. Alla har vi rutiner att förbättra och utveckla. Vi bör ändå minnas att det oftast går rätt till.

Text: Mari Pennanen

Augusti betyder för de flesta en nystart. Också förbund kör igång med ny energi efter sommaren, då verksamheten antingen mer eller mindre legat nere, eller haft högsäsong med till exempel läger – allt enligt syftet och verksamhetsformer. I samband med skolstarten är det också många vuxna som efter sommarsemestern är ivrig att igen börja jobba. Då är det också bra läge för reflektion och eventuella ändringar om det finns behov för det.

Många jag talat med har lyft fram den oro som fallet inom Pohjola-Norden väcker. Många tänker på egen organisation och vill kunna visa att allt går rätt till och att man sköter sig. Samtidigt är det många som är oroliga för att saker kan tolkas fel, även om allt går rätt till. Också här hörs det för de finlandssvenska förbunden mycket karaktäristiska ”vi är ju lite speciella för att...”. Trots att organisationsmodellen, verksamhetsformerna, medlemskåren eller målgruppen skiljer sig från varandra är den genuina viljan att göra rätt saker för att driva det ideella syftet genomgående och ska så vara.

Gällande finansiering och användning av beviljade medel finns inga gråzoner, rätt ska vara rätt. Jag tror det är viktigt att kontinuerligt se över sin egen administration och se att allt är i sin ordning. Det är ju en av grunduppgifterna för alla inom organisationen: gör vi det vi ska och på bästa möjliga sätt?

För styrelsemedlemmar kan kansliet kännas avlägset och farhågor väckas om man upplever att man saknar information. Svaret där är naturligtvis att ta reda på, men som styrelsemedlem är det också viktigt att göra det på rätt sätt. Enskilda styrelsemedlemmar som börjar med egna utredningar är inte svaret, utan naturligtvis ska ärenden skötas enligt de format som finns. Styrelsens roll och ansvar är också temat för Styrelsedagarna denna höst. Vi vet att många gärna vill fundera på detta tillsammans och erbjuder i oktober en möjlighet. Välkommen med! Läs mer om Styrelsedagarna här.

För finlandsvenska förbund och centralorganisationer finns bara en väg och det är framåt. Om du märker att något inte sköts på bästa möjliga sätt och det i er administration finns luckor där säkrare rutiner kunde byggas in, så finns det inget annat att göra än att ta i det och göra ändringar. Tips och idéer hur andra förbund ordnat saker (ekonomistadga, förvaltningsdokument, mallar och modeller) finns att få bara man frågar efter, till exempel genom något av nätverken.

Vi ska också alla komma ihåg att det mesta faktiskt går rätt till. Vi litar på varandra och det är orsaken till att vi tillsammans åstadkommer så mycket. Där finns det absolut ingen orsak till förändring, det som vid behov behöver förändras är det administrativa rutinerna så de stöder oss alla, både anställda och förtroendevalda, i arbetet inom förbunden.

Mari Pennanen är verksamhetsledare på Förbundsarenan och skriver i Ingången-kolumnerna om aktuella ärenden i förbundsvärlden.

Läs också

Fem förslag för förundens finansiering

På bordet: Varför behövs god förvaltning i föreningar?

Ingången: Att få som man vill som förbund

86533_t.jpg

Vill du bli Förbundsarenans praktikant?

NYHET. Förbundsarenan söker en praktikant för hösten 2023. Vi letar efter en företagsam och nyfiken högskolestuderande och erbjuder en unik inblick i förbundsvärlden och tredje sektorn.Läs mera »
29.05.2023 kl. 11:24
86499_t.jpg

Tidskriftsombud ska stödja de finlandssvenska tidskrifterna

De finlandssvenska tidskrifterna får sitt första tidskriftsombud då Kim Malmberg i juni inleder sitt arbete på Förbundsarenan. Han ska under tre år arbeta för att förbättra de finlandssvenska tidskrifternas verksamhetsförutsättningar. Läs mera »
22.05.2023 kl. 14:40
86449_t.jpg

Bra planering underlättar då förbundet får en gåva

ARTIKEL. Ett förbund får plötsligt ta emot en testamentdonation eller en annan penninggåva. Det kan vara både välkommet och överraskande. Så vad gör vi med pengarna nu då?Läs mera »
15.05.2023 kl. 08:52
86216_t.jpg

Förbundsrundan ger en bra bild av förbundsfältet

Medlemsenkäten Förbundsrundan har avslutats och svaren kommer nu att analyseras. Notera den 30 augusti i kalendern för då ges rapporten Förbundsbarometern ut. Läs mera »
04.05.2023 kl. 13:37
86215_t.jpg

Bidra till Nordiska ministerrådets visionsarbete

Finlandssvenska förbund och centralorganisationer bjuds in att delta i en diskussion kring det nordiska samarbetet. Vilka aspekter är viktiga för din organisation och dig? Delta på en digital plattform. Läs mera »
04.05.2023 kl. 13:21
86195_t.jpg

Järjestöhopping – nyfiken på hur andra organisationer jobbar?

Vill du knyta kontakter över språkgränserna och bredda ditt nätverk? Är du nyfiken på hur arbetet inom en finsk civilsamhällesorganisation ser ut? Förbundsarenan lanserar Järjestöhopping för att ge anställda inom finlandssvenska förbund möjligheten att bekanta sig med arbetet och kollegor inom finska organisationer, och vice versa.Läs mera »
03.05.2023 kl. 14:44
86168_t.jpg

Var snäll mot dig själv!

BLOGG. Hur ska man ta vara på det egna välmåendet och undvika att hamna i en stressfylld situation? Malin Ström på Svenska folkskolans vänner delar med sig av sina lärdomar från en kurs i stresshantering som hon deltog i via Förbundsarenans Erasmus+-mobilitetsprojekt. Läs mera »
28.04.2023 kl. 13:10
86142_t.jpg

Jubileum – mer än bara kostnader?

ARTIKEL. Då ett jubileum närmar sig för en organisation handlar mycket om planering. Men vad innebär detta i praktiken? När ska planeringsarbetet för ett jubileum börja och kan ett jubileum faktiskt också generera inkomster?Läs mera »
26.04.2023 kl. 11:31
86002_t.jpg

Tre nya medlemmar i Förbundsarenan

NYHET. Förbundsarenans vårmöte har antagit tre nya medlemmar. Förbundsarenan har nu 67 medlemsorganisationer och är en aktiv arena för samverkan. Läs mera »
18.04.2023 kl. 15:29