Bild av Mari Pennanen

Rutiner och struktur som stöd för verksamheten

09.08.2021 kl. 08:58
INGÅNGEN. Under sommaren har nyheter om när det gått fel i en organisation gjort många upprörda. Vi är säkert många som reflekterar över vilka eventuella brister i de administrativa kontrollrutinerna som kanske finns i den egna organisationen. Alla har vi rutiner att förbättra och utveckla. Vi bör ändå minnas att det oftast går rätt till.

Text: Mari Pennanen

Augusti betyder för de flesta en nystart. Också förbund kör igång med ny energi efter sommaren, då verksamheten antingen mer eller mindre legat nere, eller haft högsäsong med till exempel läger – allt enligt syftet och verksamhetsformer. I samband med skolstarten är det också många vuxna som efter sommarsemestern är ivrig att igen börja jobba. Då är det också bra läge för reflektion och eventuella ändringar om det finns behov för det.

Många jag talat med har lyft fram den oro som fallet inom Pohjola-Norden väcker. Många tänker på egen organisation och vill kunna visa att allt går rätt till och att man sköter sig. Samtidigt är det många som är oroliga för att saker kan tolkas fel, även om allt går rätt till. Också här hörs det för de finlandssvenska förbunden mycket karaktäristiska ”vi är ju lite speciella för att...”. Trots att organisationsmodellen, verksamhetsformerna, medlemskåren eller målgruppen skiljer sig från varandra är den genuina viljan att göra rätt saker för att driva det ideella syftet genomgående och ska så vara.

Gällande finansiering och användning av beviljade medel finns inga gråzoner, rätt ska vara rätt. Jag tror det är viktigt att kontinuerligt se över sin egen administration och se att allt är i sin ordning. Det är ju en av grunduppgifterna för alla inom organisationen: gör vi det vi ska och på bästa möjliga sätt?

För styrelsemedlemmar kan kansliet kännas avlägset och farhågor väckas om man upplever att man saknar information. Svaret där är naturligtvis att ta reda på, men som styrelsemedlem är det också viktigt att göra det på rätt sätt. Enskilda styrelsemedlemmar som börjar med egna utredningar är inte svaret, utan naturligtvis ska ärenden skötas enligt de format som finns. Styrelsens roll och ansvar är också temat för Styrelsedagarna denna höst. Vi vet att många gärna vill fundera på detta tillsammans och erbjuder i oktober en möjlighet. Välkommen med! Läs mer om Styrelsedagarna här.

För finlandsvenska förbund och centralorganisationer finns bara en väg och det är framåt. Om du märker att något inte sköts på bästa möjliga sätt och det i er administration finns luckor där säkrare rutiner kunde byggas in, så finns det inget annat att göra än att ta i det och göra ändringar. Tips och idéer hur andra förbund ordnat saker (ekonomistadga, förvaltningsdokument, mallar och modeller) finns att få bara man frågar efter, till exempel genom något av nätverken.

Vi ska också alla komma ihåg att det mesta faktiskt går rätt till. Vi litar på varandra och det är orsaken till att vi tillsammans åstadkommer så mycket. Där finns det absolut ingen orsak till förändring, det som vid behov behöver förändras är det administrativa rutinerna så de stöder oss alla, både anställda och förtroendevalda, i arbetet inom förbunden.

Mari Pennanen är verksamhetsledare på Förbundsarenan och skriver i Ingången-kolumnerna om aktuella ärenden i förbundsvärlden.

Läs också

Fem förslag för förundens finansiering

På bordet: Varför behövs god förvaltning i föreningar?

Ingången: Att få som man vill som förbund

85931_t.jpg

Årets förbund 2023: FDUV påverkar genom dialog och samarbete

NYHET. FDUV:s aktiva intressebevakning kulminerade då vårdreformen trädde i kraft och den nya lagen om funktionshinderservice godkändes av riksdagen. Det långsiktiga och målmedvetna påverkansarbetet, som är en förebild för andra organisationer, har burit frukt och ger FDUV titeln Årets förbund. Läs mera »
18.04.2023 kl. 13:00
85930_t.jpg

När kapitalet kommer

BLOGG. Att som organisation få en oväntad penninggåva kan vara både överraskande och överväldigande. När väl gåvan kommit så är det dags att fundera på följande steg, vad göra med pengarna? Läs mera »
13.04.2023 kl. 13:46
85853_t.jpg

Förbundsarenan med i nordiska civilsamhällesnätverket

NYHET. Förbundsarenan har blivit medlem i det nordiska civilsamhällesnätverket Nordic Civ. Genom nätverket kan de finlandssvenska förbunden bidra till Nordiska ministerrådets hållbarhetsarbete och också skapa nya nordiska kontakter.Läs mera »
04.04.2023 kl. 08:20
85852_t.jpg

Dags för Förbundsrundan – nu samlas aktuell info om förbunden

NYHET. Hur ser det ut på förbundsfältet i Svenskfinland? Vad är aktuellt och vilka utmaningar är gemensamma? Snart landar medlemsenkäten Förbundsrundan 2023 i våra medlemsförbunds e-postlådor.Läs mera »
04.04.2023 kl. 07:45
85847_t.jpg

Statsunderstöd för att utveckla fundraising – sen då?

BLOGG. Statsunderstöd för utveckling av tredje sektorns medelsanskaffning kan bli verklighet skriver Finansministeriet i en ny utredning. Vilka andra åtgärder borde det funderas kring? Läs mera »
03.04.2023 kl. 14:49
85841_t.jpg

Fem lärdomar jag tog med mig från Sicilien

BLOGG. Vad lär man sig på kurs i teambuilding? Andrea Södergård på Röda Korset Åbolands distrikt listar fem saker hon tog med sig från Erasmus+-kursen i Italien.Läs mera »
03.04.2023 kl. 11:53
85778_t.jpg

Förbundsarenan rekryterar tidskriftsombud

NYHET. Har du ett genuint intresse för tidskrifter? Vill du påverka tidskrifternas förutsättningar, utveckla samarbetslösningar och jobba med läsarundersökning, digitalisering och webbutgivning?Läs mera »
29.03.2023 kl. 14:06
85723_t.jpg

Förbundsarenan startar nytt projekt med fokus på de finlandssvenska tidskrifterna

NYHET. Det finns närmare 90 finlandssvenska tidskrifter. Förbundsarenan kartlade ifjol tidskrifternas verksamhetsförutsättningar. Nu startar vi ett projekt som utgår från de åtgärdsförslag som presenterades i Tidskriftsbarometern 2022.Läs mera »
27.03.2023 kl. 13:23
85633_t.jpg

Tidskriftshyllan på G18 ger smakprov på finlandssvenska tidskrifter

NYHET. Nyfiken på tidskriftsutbudet i Svenkfinland? I tidskrifthyllan på G18 finns ett stort utbud finlandssvenska tidskrifter. Kom förbi och plocka med dig nya och gamla favoriter. Läs mera »
21.03.2023 kl. 15:02