Bild av Mari Pennanen

Rutiner och struktur som stöd för verksamheten

09.08.2021 kl. 08:58
INGÅNGEN. Under sommaren har nyheter om när det gått fel i en organisation gjort många upprörda. Vi är säkert många som reflekterar över vilka eventuella brister i de administrativa kontrollrutinerna som kanske finns i den egna organisationen. Alla har vi rutiner att förbättra och utveckla. Vi bör ändå minnas att det oftast går rätt till.

Text: Mari Pennanen

Augusti betyder för de flesta en nystart. Också förbund kör igång med ny energi efter sommaren, då verksamheten antingen mer eller mindre legat nere, eller haft högsäsong med till exempel läger – allt enligt syftet och verksamhetsformer. I samband med skolstarten är det också många vuxna som efter sommarsemestern är ivrig att igen börja jobba. Då är det också bra läge för reflektion och eventuella ändringar om det finns behov för det.

Många jag talat med har lyft fram den oro som fallet inom Pohjola-Norden väcker. Många tänker på egen organisation och vill kunna visa att allt går rätt till och att man sköter sig. Samtidigt är det många som är oroliga för att saker kan tolkas fel, även om allt går rätt till. Också här hörs det för de finlandssvenska förbunden mycket karaktäristiska ”vi är ju lite speciella för att...”. Trots att organisationsmodellen, verksamhetsformerna, medlemskåren eller målgruppen skiljer sig från varandra är den genuina viljan att göra rätt saker för att driva det ideella syftet genomgående och ska så vara.

Gällande finansiering och användning av beviljade medel finns inga gråzoner, rätt ska vara rätt. Jag tror det är viktigt att kontinuerligt se över sin egen administration och se att allt är i sin ordning. Det är ju en av grunduppgifterna för alla inom organisationen: gör vi det vi ska och på bästa möjliga sätt?

För styrelsemedlemmar kan kansliet kännas avlägset och farhågor väckas om man upplever att man saknar information. Svaret där är naturligtvis att ta reda på, men som styrelsemedlem är det också viktigt att göra det på rätt sätt. Enskilda styrelsemedlemmar som börjar med egna utredningar är inte svaret, utan naturligtvis ska ärenden skötas enligt de format som finns. Styrelsens roll och ansvar är också temat för Styrelsedagarna denna höst. Vi vet att många gärna vill fundera på detta tillsammans och erbjuder i oktober en möjlighet. Välkommen med! Läs mer om Styrelsedagarna här.

För finlandsvenska förbund och centralorganisationer finns bara en väg och det är framåt. Om du märker att något inte sköts på bästa möjliga sätt och det i er administration finns luckor där säkrare rutiner kunde byggas in, så finns det inget annat att göra än att ta i det och göra ändringar. Tips och idéer hur andra förbund ordnat saker (ekonomistadga, förvaltningsdokument, mallar och modeller) finns att få bara man frågar efter, till exempel genom något av nätverken.

Vi ska också alla komma ihåg att det mesta faktiskt går rätt till. Vi litar på varandra och det är orsaken till att vi tillsammans åstadkommer så mycket. Där finns det absolut ingen orsak till förändring, det som vid behov behöver förändras är det administrativa rutinerna så de stöder oss alla, både anställda och förtroendevalda, i arbetet inom förbunden.

Mari Pennanen är verksamhetsledare på Förbundsarenan och skriver i Ingången-kolumnerna om aktuella ärenden i förbundsvärlden.

Läs också

Fem förslag för förundens finansiering

På bordet: Varför behövs god förvaltning i föreningar?

Ingången: Att få som man vill som förbund

88823_t.jpg

Nadina Vihinen är Förbundsarenans nya verksamhetskoordinator

NYHET. Nätverksträffar, projekt, kommunikation och verksamhetsutveckling. Det kommer Nadina Vihinen att börja jobba med på Förbundsarenan. Hon ser fram emot att lära känna alla 68 medlemsorganisationer närmare.Läs mera »
30.01.2024 kl. 10:26
88796_t.jpg

Mia Wikström vald till Förbundsarenans viceordförande

NYHET. Efter en paus på några år gör Mia Wikström comeback i Förbundsarenans styrelse. Hon valdes nu till vice ordförande och vill i styrelsen jobba för de finlandssvenska förbundens gemensamma arena för samverkan.Läs mera »
26.01.2024 kl. 14:00
88741_t.jpg

Civilsamhället och banktjänster - ojämlikhet och möjligheter?

BLOGG. Bankavgifter är nödvändiga kostnader för föreningar och organisationer. En ny undersökning visar dessutom att bankavgifterna är en kostnadsfaktor för organisationer i civilsamhället som varierar stort.Läs mera »
22.01.2024 kl. 10:48
88592_t.jpg

Julia brinner för brandet 

ARTIKEL. Efter fyra år på Förbundsarenan drar verksamhetsutvecklare Julia Hemgård vidare till nästa utmaning, nämligen att bli projektledare på Niva Education. Julia lämnar Förbundsarenan i början av januari och inleder då sitt nya jobb.Läs mera »
08.01.2024 kl. 10:53
88562_t.jpg

Nytta, nöje och nåd genom nätverk

BLOGG. Sedan Förbundsarenan började erbjuda många möjligheter till nätverkande har flera saker hänt i Svenskfinland. Fler som jobbar i förbund och centralorganisationer har ett bredare nätverk och effekterna är stora och många.Läs mera »
04.01.2024 kl. 11:31
88555_t.jpg

Nu startar kampanjen Framtidsgåvan

NYHET. Testamentdonationer till förbund och föreningar ökar. För att höja medvetenheten om möjligheten att donera till organisationer genom testamente koordinerar Förbundsarenan kampanjen Framtidsgåvan.Läs mera »
03.01.2024 kl. 09:04
88334_t.jpg

Är du Förbundsarenans verksamhetskoordinator?

NYHET. Vill du jobba med och för ideella organisationer? Drivs du av att planera och förverkliga evenemang och projekt? Är du dessutom intresserad av att hantera både kommunikations- och administrationsuppgifter? Då kan du vara den kollega vi letar efter. Ta chansen att bli en central del av Förbundsarenans team! Läs mera »
04.12.2023 kl. 15:24
88333_t.jpg

”De finlandssvenska förbunden konkurrerar inte, utan kompletterar varandra”

ARTIKEL. Det har hänt mycket under Viveca Hagmarks tre år som Förbundsarenans ordförande. En pandemi, ett digitalt jättekliv och ekonomiska utmaningar. Men fram för allt har Förbundsarenan utvecklats och ytterligare hittat sin form under Vivecas ordförandeskap.Läs mera »
04.12.2023 kl. 14:58
88330_t.jpg

Verksamheten utvecklas om någon vågar ställa frågor

BLOGG. Paktering av information, personlig utveckling och framtidshopp. ÅA-studerande Sofia Blomqvist har gjort en tremånaders praktik på Förbundsarenan denna höst och berättar vad hon tar med sig.Läs mera »
04.12.2023 kl. 11:04