Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.
Verksamhetskalender eller årsklocka
Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.
Nyckelpersoner
Dokument och filer
Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.
Processer
Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.
Lösenord och inloggningar
Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?
Läs också
Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss
