Text: Mari Pennanen
Förbundarenan ordnade i slutet av mars en nätverksträff där förbundsordföranden med Dialogpausmetoden diskuterade ordföranderollen. Diskussionen leddes av Andrea Hynynen från Finlands svenska scouter. Här några tips som kom fram i diskussionen.
Hur omfattande är uppdraget?
Att vara ordförande för ett finlandssvenskt förbund kan betyda väldigt olika uppdrag. Några är heltidsarvoderade och andra ser styrelsen fem gånger per år på möten. Någon styrelser har aktiv daglig kontakt, de flesta hörs mer sällan.
Externa och interna förväntningar och krav på en ordförande kan vara höga. Nyvalda har ofta egna ambitioner, som inte alltid är realistiska innan uppdraget klarnar och man kommer in i rollen. Vad man vill och vad man hinner med visar sig ofta vara två skilda saker, och ett tips är att vara mån om att sätta gränser och värna om sitt välmående.
Småningom dök det upp fraser som att ”ordförande brukar” och andra oskrivna regler och normer som tydligen fanns.
En ordförande berättar att då hen valdes och tillträdde så verkade allt klart, men småningom dök det upp fraser som att ”ordförande brukar” och andra oskrivna regler och normer som tydligen fanns. Varje ordförande måste själv aktiv vara med och forma sin egen roll som ordförande och våga välja bort, så uppdraget blir hållbart.
En erfaren ordförande har för sig själv formulerat som mål att den dag hen slutar som ordförande, så hoppas hen ha skapat intresse bland övriga att bli ordförande. Uppdraget borde vara attraktivt för många, eftersom uppdraget också ger mycket och det är viktigt att också komma ihåg att lyfta fram detta.
Ordförande i förhållande till anställda
De flesta av Förbundsarenans medlemsorganisationer har anställda. Hur mycket ska en ordförande stöda verksamhetsledaren? Vilka saker diskuteras av vem? Det finns olika praxis, men viktigt är att komma ihåg att rollerna för anställda och för förtroendevalda är olika. Arbetsfördelning och tydlighet är viktigt, likaså att alla får göra sin uppgift.
God förvaltning kommer inte av sig själv, men har man styrdokument och rutiner på plats är det lättare. Det är ett arbete i sig att hålla styrdokumenten i skick.
Samarbetet med verksamhetsledaren kan se olika ut. Viktigt är att diskutera tillräckligt, så att ordförande känner till allt relevant i ett ärende, och också att ordförande känner till bakgrunden som olika förslag kommer från. Att ha ett arbetsutskott eller presidium som förbereder ärenden är också smidigt. Tydliga processer gör det lättare speciellt när det gäller svåra beslut.
Att leda styrelsen
Centralt för ordförandeuppdraget är naturligtvis att leda styrelsearbetet. Styrelsemedlemmars engagemang kan variera, men det lönar sig att diskutera och komma överens om spelregler, som innefattar att alla kommer till möten förberedda.
Då det finns bra beredning och klara beslutsförslag som alla bekantat sig med på förhand finns det på mötet rum för diskussion och flexibilitet. Om det däremot uppstår en känsla av att allt är klart före mötet och att styrelsemedlemmar egentligen inte har något att säga till om utan mer eller mindre förväntas godkänna allt försvagas organisationen som helhet. Därför är det också bra att tydligt dela in ärenden som ska behandlas i beslutsärenden, diskussionsärenden och informationsärenden.
Då det finns bra beredning och klara beslutsförslag som alla bekantat sig med på förhand finns det på mötet rum för diskussion och flexibilitet.
Då möten hålls på distans är det svårare för ordförande att se alla och få en helhetsbild av situationen, då det är svårt eller omöjligt att se styrelsemedlemmars kroppsspråk och miner på samma sätt som då alla sitter i samma rum. Distansmöten är praktiska, men de fungerar bäst för beslutsärenden som redan diskuterats tidigare. Hybridmöten där vissa är på plats och vissa på distans rekommenderas inte av ordföranden på nätverksträffen, eftersom de lätt leder till ojämlikhet och att vissa blir utanför.
Längden på styrelsemöten diskuterades också. Det blir lätt långa möten, speciellt om beredningen inte är tydlig, men möten längre än två timmar brukar sällan vara bra. För att förkorta mötestiden kan styrelsen träffas till exempel på en aftonskola, för att sätta sig in i olika ärenden och få mer bakgrund, som behövs inför beslutet.
Att leda organisationen
Till ordförandes uppdrag hör också att vara frontfigur för organisationen i olika sammanhang. Som ordförande kanske man automatiskt representerar förbundet på olika ställen, men det är också något man kan diskutera i styrelsen och fundera på vem som gör vad. Det är viktigt att prata gott om verksamheten, och komma ihåg att lyfta fram organisationen.
Det kan också löna sig att ordna tid för att delta i olika former av verksamhet inom förbundet för att visa sig och vara tillgänglig för medlemmar. Om man bjuder på sig själv och träffar många kan man också som ordförande få nyttig information, som man sedan kan lyfta. Att besöka medlemsföreningar och deras olika evenemang kan göra uppdraget som ordförande för hela organisationen lättare och gör att man kommer ihåg att man inte endast är styrelseordförande utan ordförande för organisationen.
Tips att ta med sig
- Utvärdera styrelsearbetet. Välj någon metod och gör regelbundna utvärderingar.
- Tacka verksamhetsledaren. Det hör till ordförandes viktigaste uppgifter.
- Tala igenom uppdraget med alla i styrelsen. Viktigt att känna till allas styrkor och intressen, samt att alla känner sig delaktiga i styrelsearbetet. Sätt gränser och värna om välmående.
- Nätverka med ordförande- och styrelsekollegor i andra förbund. Då vet du vem du kan ringa när det behövs och du får tips och idéer. Du kan också påminnas om hur bra lösningar ni har.
- Fundera på hur operativ styrelse ni har. Fungerar det optimalt?
- Försök göra det roligt att komma till styrelsemöten. Trevlig servering, goda bakverk, olika mötesplatser.
- Incheckningsrunda i början av mötet kan göra mycket för stämningen och får alla att landa i mötet.
- Gör ibland något annat tillsammans, spela minigolf, gå på museum eller stek plättar.
- Längre möte en gång per år med tid också för friare diskussioner, kanske också tillsammans med medarbetarna.
- Kom ihåg att det är roligt att vara ordförande och att du får leda organisationen.
Nätverket för förbundsordföranden erbjuder en möjlighet till diskussion med andra ordförande kring frågor om att leda de finlandssvenska förbunden och centralorganisationerna. Träffar kring olika teman ordnas regelbundet. Läs mer här.