Ordföranderollen kommer med höga förväntningar

21.05.2024 kl. 12:11
ARTIKEL. Vad innebär det att vara ordförande för ett förbund eller en centralorganisation idag? Vardagen, rutiner och organisationskulturen ser olika ut i alla förbund. Det finns mycket att lära av varandra och här kommer tips från erfarna ordförande.

Text: Mari Pennanen

Förbundarenan ordnade i slutet av mars en nätverksträff där förbundsordföranden med Dialogpausmetoden diskuterade ordföranderollen. Diskussionen leddes av Andrea Hynynen från Finlands svenska scouter. Här några tips som kom fram i diskussionen.

Hur omfattande är uppdraget?

Att vara ordförande för ett finlandssvenskt förbund kan betyda väldigt olika uppdrag. Några är heltidsarvoderade och andra ser styrelsen fem gånger per år på möten.  Någon styrelser har aktiv daglig kontakt, de flesta hörs mer sällan.

Externa och interna förväntningar och krav på en ordförande kan vara höga. Nyvalda har ofta egna ambitioner, som inte alltid är realistiska innan uppdraget klarnar och man kommer in i rollen. Vad man vill och vad man hinner med visar sig ofta vara två skilda saker, och ett tips är att vara mån om att sätta gränser och värna om sitt välmående.

Småningom dök det upp fraser som att ”ordförande brukar” och andra oskrivna regler och normer som tydligen fanns.

En ordförande berättar att då hen valdes och tillträdde så verkade allt klart, men småningom dök det upp fraser som att ”ordförande brukar” och andra oskrivna regler och normer som tydligen fanns. Varje ordförande måste själv aktiv vara med och forma sin egen roll som ordförande och våga välja bort, så uppdraget blir hållbart.

En erfaren ordförande har för sig själv formulerat som mål att den dag hen slutar som ordförande, så hoppas hen ha skapat intresse bland övriga att bli ordförande. Uppdraget borde vara attraktivt för många, eftersom uppdraget också ger mycket och det är viktigt att också komma ihåg att lyfta fram detta.

Ordförande i förhållande till anställda

De flesta av Förbundsarenans medlemsorganisationer har anställda. Hur mycket ska en ordförande stöda verksamhetsledaren? Vilka saker diskuteras av vem? Det finns olika praxis, men viktigt är att komma ihåg att rollerna för anställda och för förtroendevalda är olika. Arbetsfördelning och tydlighet är viktigt, likaså att alla får göra sin uppgift.

God förvaltning kommer inte av sig själv, men har man styrdokument och rutiner på plats är det lättare. Det är ett arbete i sig att hålla styrdokumenten i skick.

Samarbetet med verksamhetsledaren kan se olika ut. Viktigt är att diskutera tillräckligt, så att ordförande känner till allt relevant i ett ärende, och också att ordförande känner till bakgrunden som olika förslag kommer från. Att ha ett arbetsutskott eller presidium som förbereder ärenden är också smidigt. Tydliga processer gör det lättare speciellt när det gäller svåra beslut.

Att leda styrelsen

Centralt för ordförandeuppdraget är naturligtvis att leda styrelsearbetet. Styrelsemedlemmars engagemang kan variera, men det lönar sig att diskutera och komma överens om spelregler, som innefattar att alla kommer till möten förberedda.

Då det finns bra beredning och klara beslutsförslag som alla bekantat sig med på förhand finns det på mötet rum för diskussion och flexibilitet. Om det däremot uppstår en känsla av att allt är klart före mötet och att styrelsemedlemmar egentligen inte har något att säga till om utan mer eller mindre förväntas godkänna allt försvagas organisationen som helhet. Därför är det också bra att tydligt dela in ärenden som ska behandlas i beslutsärenden, diskussionsärenden och informationsärenden.

Då det finns bra beredning och klara beslutsförslag som alla bekantat sig med på förhand finns det på mötet rum för diskussion och flexibilitet.

Då möten hålls på distans är det svårare för ordförande att se alla och få en helhetsbild av situationen, då det är svårt eller omöjligt att se styrelsemedlemmars kroppsspråk och miner på samma sätt som då alla sitter i samma rum. Distansmöten är praktiska, men de fungerar bäst för beslutsärenden som redan diskuterats tidigare. Hybridmöten där vissa är på plats och vissa på distans rekommenderas inte av ordföranden på nätverksträffen, eftersom de lätt leder till ojämlikhet och att vissa blir utanför.

Längden på styrelsemöten diskuterades också. Det blir lätt långa möten, speciellt om beredningen inte är tydlig, men möten längre än två timmar brukar sällan vara bra. För att förkorta mötestiden kan styrelsen träffas till exempel på en aftonskola, för att sätta sig in i olika ärenden och få mer bakgrund, som behövs inför beslutet.

Att leda organisationen

Till ordförandes uppdrag hör också att vara frontfigur för organisationen i olika sammanhang. Som ordförande kanske man automatiskt representerar förbundet på olika ställen, men det är också något man kan diskutera i styrelsen och fundera på vem som gör vad. Det är viktigt att prata gott om verksamheten, och komma ihåg att lyfta fram organisationen.

Det kan också löna sig att ordna tid för att delta i olika former av verksamhet inom förbundet för att visa sig och vara tillgänglig för medlemmar. Om man bjuder på sig själv och träffar många kan man också som ordförande få nyttig information, som man sedan kan lyfta. Att besöka medlemsföreningar och deras olika evenemang kan göra uppdraget som ordförande för hela organisationen lättare och gör att man kommer ihåg att man inte endast är styrelseordförande utan ordförande för organisationen.

Tips att ta med sig

  • Utvärdera styrelsearbetet. Välj någon metod och gör regelbundna utvärderingar.
  • Tacka verksamhetsledaren. Det hör till ordförandes viktigaste uppgifter.
  • Tala igenom uppdraget med alla i styrelsen. Viktigt att känna till allas styrkor och intressen, samt att alla känner sig delaktiga i styrelsearbetet. Sätt gränser och värna om välmående.
  • Nätverka med ordförande- och styrelsekollegor i andra förbund. Då vet du vem du kan ringa när det behövs och du får tips och idéer. Du kan också påminnas om hur bra lösningar ni har.
  • Fundera på hur operativ styrelse ni har. Fungerar det optimalt?
  • Försök göra det roligt att komma till styrelsemöten. Trevlig servering, goda bakverk, olika mötesplatser.
  • Incheckningsrunda i början av mötet kan göra mycket för stämningen och får alla att landa i mötet.
  • Gör ibland något annat tillsammans, spela minigolf, gå på museum eller stek plättar.
  • Längre möte en gång per år med tid också för friare diskussioner, kanske också tillsammans med medarbetarna.
  • Kom ihåg att det är roligt att vara ordförande och att du får leda organisationen.

 

Nätverket för förbundsordföranden erbjuder en möjlighet till diskussion med andra ordförande kring frågor om att leda de finlandssvenska förbunden och centralorganisationerna. Träffar kring olika teman ordnas regelbundet. Läs mer här.

91740_t.jpg

Fem tips för regeringen – så kan den rycka ut för att stödja civilsamhället

ARTIKEL. Regeringen bör göra det enklare för privatpersoner och företag att stödja civilsamhället, skriver Robert Nilsson.Läs mera »
27.11.2024 kl. 08:40
91700_t.jpg

Studiebesök ger nya intryck och inspiration

ARTIKEL. I det dagliga arbetet är det ibland lätt att bli förlorad i arbetsrutiner och vardag där den stora bilden glöms bort. Därför är det så viktigt att ge sig själv en möjlighet till nya intryck.  Läs mera »
21.11.2024 kl. 10:42
91404_t.jpg

Långa processer för att få insamlingslov

ARTIKEL. Allt fler organisationer ser behov av att finansiera sina verksamheter genom donationer, men vägen dit kan vara lång och krävande. På senaste Förbundsforum delade Natur och Miljö samt Språkambassadörerna med sig sina erfarenheter av att ansöka om insamlingslov och börja be om donationer. Läs mera »
28.10.2024 kl. 08:21
91162_t.jpg

Vem älskar ett nyhetsbrev?

ARTIKEL. Nyhetsbrev är en smidig kommunikationskanal för förbund att nå ut till sina medlemmar och andra som är intresserade av organisationens verksamhet. Men hur effektiv är kommunikationen egentligen? Och vad ska man skriva?Läs mera »
03.10.2024 kl. 14:41
90800_t.jpg

Medlemsavgifter som finansieringskälla

Traditionellt har medlemsavgifter varit en grundpelare i många förbunds ekonomi. Allt färre förbund uppger ändå medlemsavgifter som en inkomstkälla och Robert Nilsson, projektledare för Finansieringskällor för förbunden, har tittat närmare på detta.Läs mera »
30.08.2024 kl. 14:32
90564_t.jpg

Tips för ett mer engagerat civilsamhälle

ARTIKEL. Hur ser framtidens engagemang ut? Hur kommer medlemskap att se ut och hur kan förbund och föreningar engagera nya medlemmar? Engagerade studerande lyfter fram hur vi gör människor delaktiga. Läs mera »
30.07.2024 kl. 10:29
90563_t.jpg

Utmaningen att rekrytera till civilsamhället

ARTIKEL. Att hitta rätt personer för civilsamhällets både breda och växlande uppgifter kan vara utmanande. Aalto-studerande hur under våren jobbat med frågan och lyfter fram idéer och förslag för smidiga rekryteringsprocesser.Läs mera »
30.07.2024 kl. 10:10
90374_t.jpg

Testamentdonationer för att stärka civilsamhället

ARTIKEL. Finns det modeller eller lösningar kring testamentsgivande som såväl staten som privatpersoner skulle kunna dra nytta av? Det har studerande vid Aalto-universitetet forskat kring denna vår.Läs mera »
17.06.2024 kl. 09:09
90274_t.jpg

Samarbete kring effekter

ARTIKEL. Vad har förbund och fonder gemensamt? Ena ansöker om bidrag och andra delar ut. Men båda måste jobba för att lyfta fram betydelsen av civilsamhällets verksamhet ännu tydligare än tidigare, då resultat och effekter av verksamheter inte ses som självklara.Läs mera »
04.06.2024 kl. 06:48