Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

83507_t.jpg

Årets ordförande Henna Björkqvist vill värna om mångfalden i föreningslivet

NYHET. Förbundsarenan har korat Henna Björkqvist som Årets ordförande bland centralorganisationer i det finlandssvenska civilsamhället. Björkqvist har varit ordförande för miljöorganisationen Natur och Miljö sedan hösten 2020. Läs mera »
04.10.2022 kl. 19:00
83480_t.jpg

Vill civilsamhället ha donationer eller investeringar?

Förbund och föreningar ansöker om bidrag. En del ber också om donationer. Men hur tänker vi kring att be om investeringar? Förbundsarenans projektledare Robert Nilsson funderar kring vad detta betyder för våra verksamheter.Läs mera »
03.10.2022 kl. 08:38
83436_t.jpg

Unga erbjuds ledarskapsutbildning i unikt projekt

BLOGG. Norr om Stan har sedan våren 2021 koordinerat en ledarskapsutbildning för unga i åldern 14-17 år. Det går undan och samarbetet utökas som bäst med flera nya aktörer, skriver verksamhetsledare Katja Salojärvi.Läs mera »
28.09.2022 kl. 12:14
83156_t.jpg

Effekter av nätverkande

BLOGG. Några förändringar i de nätverk för anställda och förtroendevalda som Förbundsarenan driver är aktuella. Målet är att nätverken ska stöda och vara till nytta för ännu fler av våra medlemsförbund. Förbundsarenans verksamhetsledare Mari Pennanen reflekterar kring betydelsen av fungerande nätverk för de finlandssvenska förbunden. Läs mera »
07.09.2022 kl. 13:45
83155_t.jpg

Malin Lindholm ny vice ordförande på Förbundsarenan

NYHET. Det har skett ett byte på posten som vice ordförande. Malin Lindholm, förbundssekreterare på Svensk Ungdom, tar över och ser framemot att fortsätta arbetet för ett starkare civilsamhälle.Läs mera »
07.09.2022 kl. 13:19
83150_t.jpg

Våra värdefulla tidskrifter

BLOGG. Då man jobbar inom en organisation som ger ut en medlemstidning är Förbundsarenans nyutkomna rapport Tidskriftsbarometern intressant läsning. Ilona Salonen, t.f. verksamhetsledare på Svenska Hörselförbundet, reflekterar över rapportresultatet och tidskrifternas framtid.Läs mera »
07.09.2022 kl. 11:24
83135_t.jpg

Delta i kurser kring arbetsvälmående i Europa

NYHET. Förbundsarenan har beviljats bidrag för Erasmus+ mobilitetsprogram. Bidraget ger anställda inom förbundsfältet och den fria bildningen möjlighet att delta i fortbildningar i fem europeiska länder under våren 2023.  Läs mera »
06.09.2022 kl. 11:43
83117_t.jpg

Förbundsarenan ordnar sparringgrupp om företagssponsring

NYHET. Förbundsarenan ordnar en sparringgrupp som vid tre tillfällen kommer att träffas på distans och diskutera företagssponsring och paketering av verksamheten. Läs mera »
05.09.2022 kl. 09:14
82991_t.jpg

Tidskriftsbarometern 2022: Finlandssvenska tidskrifter omsätter 10 miljoner i år

NYHET. Tillsammans ger de finlandssvenska tidskrifterna ut 470 nummer per år. Tidskrifterna sysselsätter 180 personer på hel- eller deltid och engagerar dessutom ett stort antal frilansare. Det är för många dags att tänka om gällande betydelsen av tidskrifterna.Läs mera »
29.08.2022 kl. 12:59