76807.jpg

Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

77553_t.jpg

Varför behövs god förvaltning i föreningar?

PÅ BORDET. En positiv aspekt av pandemin är att vi har varit tvungna att ta ett digisprång och utvärdera vår verksamhet ur en ny synvinkel. Det gäller våra styrelser, fullmäktige och alla som jobbar med förvaltningsfrågor. Nu är det dags att tala om god förvaltning, skriver Kari Huhtala på Finlands Svenska Andelsförbund.Läs mera »
06.05.2021 kl. 07:48
77540_t.jpg

Ledarskap, ansvar och ensamhet på Styrelsedagarna 2021

NYHET. Styrelsedagarna är en mötesplats för de finlandssvenska förbundens förtroendevalda. Kom med och diskutera styrelsearbetet och din organisations plats i en större helhet den 1-2 oktober. Nu har anmälan öppnat!Läs mera »
05.05.2021 kl. 13:32
77538_t.jpg

Viktigt att få träffas

INGÅNGEN. Vi läser idag rubriken på ett annat sätt än före corona-pandemin. Fysiska möten känns avlägsna och är något vi ser fram emot. Men även digitala möten fungerar när det gäller de finlandssvenska förbunden. Vi behöver prata, diskutera, lyssna och dela tankar med varandra och Förbundsarenans nätverk erbjuder denna möjlighet.Läs mera »
05.05.2021 kl. 12:22
77537_t.jpg

Förbundsarenan söker en praktikant

NYHET. Förbundsarenan söker en praktikant till hösten 2021. Vi letar efter en driftig högskolestuderande och erbjuder en unik inblick i förbundsvärlden.Läs mera »
05.05.2021 kl. 12:18
77355_t.jpg

Vi välkomnar TFiF och GeRo som medlemmar

NYHET. På Förbundsarenas vårmöte blev Tekniska Föreningen i Finland och Förbundet för privata svenska pensionärshem – GeRo medlemmar i Förbundsarenan. Vi välkomnar dem och ser fram emot att utbyta erfarenheter gällande förbundsarbetet också med dem!Läs mera »
20.04.2021 kl. 15:25
77322_t.jpg

Kreativa lösningar för virtuell körsång ger Finlands svenska sång- och musikförbund titeln Årets förbund

NYHET. Finlands svenska sång- och musikförbund (FSSMF) har utsetts till Årets förbund 2021. Förbundet har under år 2020 utmärkt sig som en föregångare genom att aktivt arbeta för sång, musik och gemenskap genom nya, kreativa lösningar – hundratals körsångare har ensamma i vardagsrummet sjungit tillsammans.Läs mera »
20.04.2021 kl. 13:07
77242_t.jpg

Testa en tidskrift

NYHET. Visste du att det finns närmare hundra tidskrifter i Svenskfinland? Blev du nyfiken? Kampanjen Testa en tidskrift erbjuder dig möjligheten att beställa ett provexemplar av en finlandssvensk tidskrift. Läs mera »
09.04.2021 kl. 14:36
77208_t.jpg

Förbunden skapar gemenskap och tillit också under pandemin

NYHET. Coronapandemin har tvingat de finlandssvenska förbunden att inhibera eller skjuta fram evenemang, möten, tävlingar, utbildningar, läger och andra former av verksamhet. Men samtidigt har nya former av digital verksamhet uppkommit.Läs mera »
07.04.2021 kl. 10:53
77203_t.jpg

Borde förbunden bli argare?

INGÅNGEN. Ilska är en stark och effektiv faktor när det kommer till förändringar. Personer som blir arga har en orsak att engagera sig. Borde de finlandssvenska förbunden göra sina medlemmar argare? Är ilska en underutnyttjad naturkraft i Svenskfinland?Läs mera »
06.04.2021 kl. 15:23