Förbundens medlemsregister

15.06.2017 kl. 12:48
PÅ TAPETEN: Svenska studieförbundet kartlade i maj medlemsförbundens medlemsregister eftersom många förbund funderar på nya lösningar för medlemsregisterhanteringen. Frågan har även aktualiserats på grund av den nya EU-dataskyddsförordningen som träder i kraft i maj 2018.

Text: Pernilla Lindroos

Kartläggningen gjordes genom en enkät som besvarades av 40 förbund och centralorganisationer. Tretton av de förbund som svarade på enkäten skrev att de borde byta medlemsregister medan fjorton är nöjda med sitt medlemsregister. En femtedel av förbunden har just bytt sitt medlemsregister och ett förbund håller som bäst på att byta. Det finns alltså flera förbund som anser att det borde vara dags att byta medlemsregister. 

- Jag har redan hunnit tänka att den nya dataskyddsreformen kommer riktigt lämpligt, kommenterar en som svarade på enkäten.

EU:s dataskyddsförordning kommer bland annat att ställa nya krav på medlemsregisterhanteringen, vilket samtidigt ger en möjlighet att utveckla medlemsregistret så att det motsvarar förbundets behov och krav.

Nästan hälften av dem som svarade på enkäten har sitt medlemsregister på nätet. Resten av dem som svarade har sitt medlemsregister i ett program bundet till en dator. Listan på de program som används i de finlandssvenska förbunden är lång. Det vanligaste programmet är Excel som ungefär en tredjedel av de som svarade använder för sitt medlemsregister. Förutom Excel används till exempel Webbhusets medlemsregister, FloMember, FileMaker och Access.

De flesta förbunden har en utsedd registeransvarig. Ungefär en fjärdedel av dem som svarade har inte en skilt utsedd registeransvarig. Hälften av förbunden sköter inte sina medlemmars medlemsregister medan nästan 26 procent sköter dem och 23 procent sköter dem delvis.

- Kartläggningen av medlemsregistren visade att nästan alla förbund har olika program för att hantera sitt medlemsregister. Detta betyder att förbunden inte har stöd av varandra i det dagliga arbetet med registret. Förbunden ser väldigt olika ut men det finns gemensamma behov som syns bra då man tittar på vad förbunden använder sina medlemsregister till, säger Mari Pennanen, verksamhetsledare på Svenska studieförbundet.

Många använder sitt medlemsregister till annat än enbart en förteckning på medlemmar. Drygt 60 procent av de som svarat på enkäten använder sitt medlemsregister till fakturering av medlemsavgifter. Ungefär 35 procent använder medlemsregistret till prenumerationer och nyhetsbrev. Nästan 30 procent av förbunden använder medlemsregistret till annan fakturering än medlemsavgifter. Förutom dessa användningsområden används medlemsregistret också för anmälningar till evenemang och  för att upprätthålla listor på andra personer än medlemmar. Flera av förbunden använder också sitt medlemsregister till något specifikt för sin verksamhet enligt egna behov.

- Ur svaren på enkäten kunde vi också se att det är svårt att hitta ett program som skulle täcka alla behov och samtidigt vara användarvänligt. Antingen saknas en viss tillämpning eller så är systemet för krångligt. Förbunden ser olika ut men gemensamma utmaningar och problem finns. Svenska studieförbundet kommer att återkomma till eventuella gemensamma lösningar och  vara i kontakt med förbunden, säger Mari Pennanen.

60216_t.jpg

Personlig profilering i sociala medier

PÅ TAPETEN: Hur kan en organisations profil och rykte stärkas av nyckelpersoners aktivitet i digitala kanaler? Konsult Tom Westerén gav råd på vägen åt ett gäng verksamhetsledare.Läs mera »
02.10.2017 kl. 11:00
60210_t.jpg

EU:s dataskyddsreform

PÅ TAPETEN: EU:s dataskyddsreform som träder i kraft i maj 2018 har väckt många frågor, också bland de finlandssvenska förbunden. Läs mera »
02.10.2017 kl. 09:44
59280_t.jpg

Varför nätverka?

I SOFFAN: Svenska studieförbundet erbjuder personer som arbetar inom förbund och centralorganisationer möjlighet att delta i nätverk. Vi frågar några personer som deltagit verksamheten varför de är med och vad de fått ut av nätverken.Läs mera »
14.07.2017 kl. 14:01
58746_t.jpg

På praktik i förbundsvärlden

PÅ TAPETEN: Efter tre intensiva månader på Svenska studieförbundet reflekterar Pernilla Lindroos över vad hon tar med sig i ryggsäcken från praktikperioden. Läs mera »
06.06.2017 kl. 08:44
58704_t.jpg

Praktik – en möjlighet för båda

PÅ TAPETEN: En praktikant kan komma med nya synvinklar och idéer till förbunden. Samtidigt får studeranden en möjlighet till ny kunskap, erfarenhet av att jobba i praktiken och en insyn i förbundsvärlden. Läs mera »
02.06.2017 kl. 14:48
58297_t.jpg

Ekonomistadgan kan vara ett bra verktyg

I HYLLAN: Varför ska man ha en ekonomistadga? Förbundens ekonomer är eniga om att det är bra att gå igenom och skriva ner hur allt ska skötas, och då man gör det lönar det sig att se på andras dokument.Läs mera »
09.05.2017 kl. 11:30
58292_t.jpg

På Kimitoön samarbetar den tredje sektorn och kommunen

PÅ TAPETEN: I en pinfärsk pro gradu-avhandling behandlas ämnet om samarbete mellan den tredje sektorn och kommunen. Avhandlingen är skriven av Tobias Björklund som idag jobbar med projektet Föreningsakuten på Kimitoön. Läs mera »
09.05.2017 kl. 08:47
57607_t.jpg

Tips från inspirerande tidskrifter

PÅ TAPETEN: Tidskrifter som lyckats - vad har de gjort för att klara sig bra? Trettio tidskriftsredaktörer samlades till en tidskriftsträff och fick inspiration och konkreta exempel från Ananda, Tuli & Savu och Astra, samt av varandra.Läs mera »
04.04.2017 kl. 08:06