75452.jpg

Hur ordna digitala evenemang

04.11.2020 kl. 23:26
ARTIKEL. Då distansarbete är vardag och virtuella träffar är normen, hur skapar man fungerande digitala lösningar? Förbundsarenan har sammanfattat tips och erfarenheter kring digitala lösningar och hur man skapar lyckande virtuella träffar.
Text: Julia Hemgård
Bild: Linus Lindholm
 

Det är ingen nyhet att distansarbete och att jobba virtuellt har medfört nya utmaningar för förbunden och deras anställda. Hur får man höstmöten att fungera på distans och hur skapar man intressanta och interaktiva träffar och seminarier via skärmen? Förbundsarenan har under hösten tagit emot en hel del frågor kring digitala lösningar och hur vi gjorde då vi ordnade Organisationskonferensen 2020 virtuellt. På begäran av förbunden har vi därmed sammanfattat tips och råd kring ämnet.

Tydlig tidsram

Till skillnad från vid fysiska tillställningar, där lite fritid och allmän samvaro ofta upplevs som trevligt och ger utrymme till spontant småprat, är fritid och en lös tidtabell inte att rekommendera vid virtuella tillställningar. En lös tidtabell gör det svårt för deltagarna att orka hänga med och man blir lätt uttråkad. Två minuters väntan känns betydligt längre framför skärmen än då man är på plats på ett fysiskt evenemang. Under Organisationskonferensen följde vi ett minutschema, där samtliga inblandades arbetsuppgifter tydligt var utskrivna så att helheten skulle fungera.

Interaktiva verktyg

Vid planering av digitala träffar och tillställningar är det viktigt att komma ihåg att man sällan kan flytta ett fysiskt evenemang direkt till webben, utan konceptet måste göras om i grunden. Ett bra råd är att utnyttja digitala verktyg som underlättar interaktion och kommunikation via skärmen och försöka se det positiva i situationen. Fråga dig själv: vad kan du göra digitalt som inte skulle vara möjligt vid ett fysiskt evenemang?

Funktionen breakout rooms som finns i bland annat Zoom gör det möjligt att som mötesarrangör dela upp deltagarna i mindre grupper så att deltagarna kan diskutera separat i olika rum utan att störa andra. Denna funktion använde Förbundsarenan flitigt under Organisationskonferensen. Funktionen gav deltagarna möjlighet att under en kort tid diskutera i flera olika grupper och komma i kontakt med personer de annars kanske inte diskuterat med. Självklart går det att genomföra liknande gruppdiskussioner fysiskt, men en förflyttning av närmare 60 personer är betydligt mer tidskrävande och resurskrävande än två klick på datorn.

Under konferensen använde vi oss även av Mentimeter, ett digitalt verktyg för att anonymt och snabbt kunna rösta, ge feedback och kommunicera i realtid. Med andra ord tog vi vara på chansen att kunna genomföra omröstningar där vi kunde följa med resultatet i realtid, samtidigt som vi aktiverade deltagarna på olika sätt och gav dem möjligheten att engagera sig och tycka till helt anonymt - också något som kan vara utmanande vid fysiska evenemang.

Varierande innehåll

Att sitta och stirra på ett aningen suddigt ansikte i en skärm blir lätt tröttsamt och få orkar hålla fokus länge. För att bibehålla deltagarnas intresse är det viktigt med varierande innehåll. Variation kan uppnås genom att använda flera kameravinklar vid sändning eller genom video och bildinslag. Vid större virtuella tillställningar kan det därför vara värt att anlita utomstående teknisk expertis, som ser till att bild och ljudkvaliteten är god och att olika programinslag fungerar enhetligt tillsammans. Det är visserligen en extra kostnad, men den tillför profesionalitet och kan göra helheten mer tillgänglig för deltagarna.

Målgruppen och dess behov

Under Förbundsarenans nätverksträff för kurs- och utbildningsansvariga i oktober diskuterades även temat digitala lösningar. Finlands Svenska Marthaförbund och Helsingfors Arbis lyfte fram många konkreta tips på hur de fått verksamheten att fungera virtuellt.

Båda organisationerna betonade betydelsen av att utgå från målgruppen och dess behov. För Marthaförbundet har till exempel en video i utbildningssyfte för dagisbarn fungerat som ett lyckat substitut till fysiska utbildningar på daghem. Helsingfors Arbis kunde däremot konstatera att färdigt inspelade gymnastikvideon inte varit ett fungerande koncept för deras målgrupp, utan att man istället satsat på att strömma jumppa- och yogapass samma tid varje vecka för att bibehålla rutiner och gemenskap trots distansen.

Det digitala alternativen är många och så är även lösningarna. Det gäller att fundera på vilka alternativ som passar den egna målgruppen bäst. Samtidigt som den digitala världen öppnar flera nya spännande dörrar är det också viktigt att komma ihåg att vi inte måste ersätta all fysisk verksamhet med virtuella alternativ. Vissa träffar och tillställningar kanske inte fungerar virtuellt och det är helt okej. Men tills dess att vi får träffas på riktigt igen är det fint att vi kan engagera och kommunicera virtuellt.

Aktuella kurser

Vill du ha ytterligare information om hur man ordnar digitala evenemang och tillställningar? Kolla in dessa kurser:

 

 

 

 

75419_t.jpg

Viveca Hagmark ny ordförande för Förbundsarenan

NYHET. Viveca Hagmark har valts till ordförande för Förbundsarenan för år 2021. Hagmark vill som ordförande lyfta fram föreningslivets betydelse i samhället och ser fram emot att leda styrelsen i Förbundsarenan, som under nästa år fokuserar på stöd till förbundens förtroendevalda och anställda.Läs mera »
03.11.2020 kl. 16:24
75441_t.jpg

Beslut kring höjd medlemsavgift på höstmötet

NYHET. Vad hände på Förbundsarenans höstmöte? Medlemsorganisationerna fattade beslut bland annat i frågan om hur medlemsavgifterna ska se ut och beslöt om en modell som bygger på att stora förbud betalar mer.Läs mera »
03.11.2020 kl. 15:10
75408_t.jpg

Det händer på svenska

NYHET. Förbundsarenan har deltagit i ett projekt för att ge föreningslivet synlighet. Nu har föreningsmagasinet Det händer på svenska kommit ut. Magasinet handlar om föreningsliv i Helsingfors och Vanda.Läs mera »
02.11.2020 kl. 15:04
75382_t.jpg

Brett utbud av berikande tidskrifter

NYHET. Bokkatalogen 2020 innehåller förutom aktuell finlandssvensk litteratur även de finlandssvenska tidskrifterna. Förbundsarenan är stolt över att i Bokkatalogen kunna presentera 68 tidskrifter. Läs mera »
30.10.2020 kl. 16:33
75377_t.jpg

Hur har vi lyckats som samarbetsförbund?

PÅ BORDET. SAMS firar sitt tioårsjubileum denna höst. Tf. verksamhetsledare Ilona Salonen skriver i kolumnen om hur organisationen som en del av jubileumsåret undersöker hur de lyckats som samarbetsorganisation.Läs mera »
30.10.2020 kl. 06:21
75331_t.jpg

Tillsammans för ett livskraftigt civilsamhälle – SFV och Förbundsarenan förtydligar samarbetet

NYHET. SFV och Förbundsarenan har preciserat formerna för sitt samarbete genom ett nytt avtal. Med en tydligare rollfördelning fortsätter vi arbeta tillsammans för ett starkt och livskraftigt civilsamhälle på svenska i Finland. Läs mera »
26.10.2020 kl. 08:17
75203_t.jpg

Så här kan också ditt förbund jobba hållbart

NYHET. Nyfiken på vad Organisationskonferensen handlade om? Passa på att ta del av tips från förbundskollegor, tankeväckande artiklar och workshopsdiskussioner.Läs mera »
14.10.2020 kl. 10:06
75053_t.jpg

Samarbete och strukturer för samarbete

INGÅNGEN. Samarbete mellan olika organisationer och samarbete mellan civilsamhället och offentliga sektorn är framgångsfaktorer för Finland. Den 1 oktober på dagen för medborgarinflytande träffades medborgarorganisationer och tjänstemän från statsförvaltningen med syftet att öka förståelsen och dialogen sinsemellan och speciellt lyftes samarbete organisationerna emellan fram.Läs mera »
05.10.2020 kl. 07:42

 

Georgsgatan 18 (låda 5)
00120 Helsingfors
+358 40 7030279
kansli@forbundsarenan.fi