76717.jpg

Smidiga arbetsprocesser och hjärnsmarta tips

26.02.2021 kl. 15:28
ARTIKEL. Hur skapar vi smidiga arbetsprocesser och jobbar mer ändamålsenligt? Det var ett genomgående tema för årets Kanslidagar som ordnades virtuellt under två dagar i februari. Nu har vi samlat ihop fem nyttiga tips från dagarna för att stöda förbundens anställda att jobba mer hjärnsmart.

Text: Julia Hemgård

1. Singletasking

Mentaltränare Pernilla Nylund poängterar vikten av singletasking framom multistasking. Vi lever i ett samhälle som hyllar multitasking och förmågan att ha många bollar i luften på en och samma gång. Tyvärr lider hjärnan av detta, menar Pernilla, och lyfter fram betydelsen av att prioritera och göra en sak i taget. Ofta sparar vi både tid och energi genom singletasking.

2. Hjärnvila

Pernilla lyfter även fram vikten av att vila hjärnan. Vi tar kontinuerligt emot nya intryck och information via mail, whatsapp eller något annat digitalt medium. I den digitala djungeln som de flesta av oss kallar vardag kan det vara svårt att verkligen koppla av och framfört allt koppla bort den digitala omgivningen.

Därför kan det vara bra att ge tid för hjärnvila, vilket innebär att man för ett par minuter kopplar bort allt som händer runt omkring en och försöker fokusera på ingenting alls, utan bara är. Genom att regelbundet ta paus och bara vara, har hjärnan möjlighet att återhämta sig bättre och ta emot nya intryck.

3. Välmående arbetstagare

Under Kanslidagarna delande även Malin Lindholm, förbundssekreterare på Svensk Ungdom (SU), med sig av tips på hur de jobbar smidigt. Hon lyfte bland annat fram vikten av att satsa på arbetstagarnas välmående. Då arbetstagarna mår bra och trivs på arbetsplatsen utför de även sitt jobb bättre och arbetsvardagen fungerar mer smidigt, förklarade Malin.

På SU jobbar de bland annat med arbetsvälmående genom att erbjuda arbetstagarna möjligheten att motionera under arbetstid och regelbundet diskutera och lyfta upp teman som stresshantering och välmående under gemensamma möten.

4. Transparens och delaktighet

Genom att skapa en inkluderande arbetsmiljö där arbetstagarna är delaktiga och har insyn i hela verksamheten tenderar även arbetsmotivationen att öka och arbetsgemenskapen att förstärkas.

Det är också en poäng Malin Lindholm lyfte fram under Kanslidagarna. Hon betonade betydelsen av gemensamt resultatansvar och att ingen arbetstagare är oersättlig. Faktum är, att då allt ansvar ligger på en persons arbetsbord så medför det inte bara stress för ansvarspersonen, utan resulterar i ett trögt arbetssätt, förklarar Malin och uppmuntrar till en transparent arbetskultur där alla i teamet har förståelse för verksamheten som en helhet.

5. Gemensamma kaffepauser (också virtuellt)

Kai Alajoki och Henrik Forsblom, koordinatorer på Åbo svenska arbetarinstitut, gav också tips på hur de jobbar ändamålsenligt. De lyfte fram något så självklart, men ändå otroligt viktigt – kaffepauser. Kaffepauser fungerar inte bara som ett avkopplingsmoment under arbetsdagen utan är en viktig metod för kommunikation. Det är under kaffepauserna som man ledigt och spontant kan diskutera ärenden som kanske inte rymdes med på mötesagendan, eller fritt bolla idéer och kartlägga behov inom verksamheten.

Med andra ord, skippa inte kaffepauserna trots att många arbetar på distans. Det är nämligen under dessa kaffepauser som du tillsammans med dina kollegor kan lösa återkommande problem i arbetet, eller hitta på nya projektidéer och utveckla verksamheten.

 

Kanslidagarna 2021 ordnades virtuellt den 17–18 februari. Dagarna ordnas en gång i året för administrativ personal inom fria bildningen och förbund och centralorganisationer inom tredje sektorn. Evenemanget ordnas i samarbete mellan Bildningsalliansen och Förbundsarenan.

Läs också

Artikel: Hur ordna digitala evenemang

Artikel: Tips för hur du kan arbeta så at någon annan kan ta över

Ingången: Hur nätverkar man i corona-tider?

 

77355_t.jpg

Vi välkomnar TFiF och GeRo som medlemmar

På Förbundsarenas vårmöte blev Tekniska Föreningen i Finland och Förbundet för privata svenska pensionärshem – GeRo medlemmar i Förbundsarenan. Vi välkomnar dem och ser fram emot att utbyta erfarenheter gällande förbundsarbetet också med dem!Läs mera »
igår kl. 15:25
77322_t.jpg

Kreativa lösningar för virtuell körsång ger Finlands svenska sång- och musikförbund titeln Årets förbund

Finlands svenska sång- och musikförbund (FSSMF) har utsetts till Årets förbund 2021. Förbundet har under år 2020 utmärkt sig som en föregångare genom att aktivt arbeta för sång, musik och gemenskap genom nya, kreativa lösningar – hundratals körsångare har ensamma i vardagsrummet sjungit tillsammans.Läs mera »
igår kl. 13:07
77242_t.jpg

Testa en tidskrift

Visste du att det finns närmare hundra tidskrifter i Svenskfinland? Blev du nyfiken? Kampanjen Testa en tidskrift erbjuder dig möjligheten att beställa ett provexemplar av en finlandssvensk tidskrift. Läs mera »
09.04.2021 kl. 14:36
77208_t.jpg

Förbunden skapar gemenskap och tillit också under pandemin

Coronapandemin har tvingat de finlandssvenska förbunden att inhibera eller skjuta fram evenemang, möten, tävlingar, utbildningar, läger och andra former av verksamhet. Men samtidigt har nya former av digital verksamhet uppkommit.Läs mera »
07.04.2021 kl. 10:53
77203_t.jpg

Borde förbunden bli argare?

INGÅNGEN. Ilska är en stark och effektiv faktor när det kommer till förändringar. Personer som blir arga har en orsak att engagera sig. Borde de finlandssvenska förbunden göra sina medlemmar argare? Är ilska en underutnyttjad naturkraft i Svenskfinland?Läs mera »
06.04.2021 kl. 15:23
77207_t.jpg

Förbundsrundan har kartlagt bredden bland förbunden

De finlandssvenska förbunden representerar tillsammans över 900 000 personer. Verksamheten inom förbunden är bred och omfattande. I Förbundsrundan har förbunden och deras verksamhet nu kartlagts.Läs mera »
06.04.2021 kl. 10:51
77037_t.jpg

Efter ett år av covid-19

PÅ BORDET. För ett år sedan begränsades den fysiska verksamheten i förbund och föreningar. Var står vi nu och hur mår föreningarna? Tony Karlsson, ordförande för Finlands Svenska Ungdomsförbund FSU, reflekterar kring hur UF-rörelsen anpassat sig.Läs mera »
22.03.2021 kl. 09:45
76808_t.jpg

Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

INGÅNGEN. Vad händer med mitt förbund när jag slutar jobba? Hur kan jag arbeta så att någon annan kan ta över? Frågan diskuterades på senaste träff för förbundens ensamjobbare, men är relevant för alla i förbundsvärlden.Läs mera »
03.03.2021 kl. 14:30
76807_t.jpg

Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.Läs mera »
01.03.2021 kl. 16:28