Tuija Löfgrén, verksamhetsledare på Språkambassadörerna

Jubileum – mer än bara kostnader?

26.04.2023 kl. 11:31
ARTIKEL. Då ett jubileum närmar sig för en organisation handlar mycket om planering. Men vad innebär detta i praktiken? När ska planeringsarbetet för ett jubileum börja och kan ett jubileum faktiskt också generera inkomster?

Text: Robert Nilsson
Foto: Joanna Lindén-Montes

Jubileum är en tid för fest. Det är en möjlighet att visa upp en organisations historia, verksamhet, utveckling och vision. Jubileum är också resurskrävande. Hur kan en organisation jobba för att minska på kostnaderna i samband med festligheterna eller kanske till och med göra ett plus i kassan?

Ett jubileum är sällan identiskt med ett annat. Trots skillnaderna finns det vissa saker som kan sägas vara typiska för jubilerande organisationer, till exempel att det ordnas evenemang under jubileumsår.

Evenemang kräver tid och resurser. För att få en tydlig bild av vilka resurser som krävs och vilka kostnaderna är eller kan bli så är planering avgörande och en bra planering borde starta i god tid före själva evenemanget. I bästa fall borde en organisation börja planera för ett jubileum minst 1,5 år i förväg.

Man kan aldrig börja planeringen för tidigt men det är lätt att börja för sent.

Tiden är viktig av flera anledningar. Att starta planeringen i tid ökar möjligheterna till att säkra finansiering för evenemanget. Det ger ofta också bättre möjligheter att lyckas få med volontärer och engagera medlemmar. God framförhållning ökar också förutsättningarna för en god balans i vardagen.

Tuija Löfgrén, verksamhetsledare vid Språkambassadörerna, kan se tillbaka på en intensiv vår. Språkambassadörerna firar i år fem år som organisation och i samband med att de arrangerade Nordens dag den 23 mars var även deras jubileumsår en del av evenemangshelheten.

- Vi kopplade ganska tidigt in ett företag som hjälpte oss i planeringen med vårt evenemang i samband med Nordens dag. Vi skulle aldrig kunnat göra detta sidan om alla andra arbetsuppgifter, säger Tuija.

Det stod tidigt klart att helheten med Språkambassadörernas femårs jubileum och evenemanget kring Nordens dag var resurskrävande. Kostnaden i att ta in ett företag som hjälpte till med planeringsarbetet fick vägas mot de resurser som fanns att tillgå inom den egna organisationen. Valet var självklart, att ta in en extern partner för att alls kunna orka och hinna med.

Genom samarbetet fick Språkambassadörerna in en partner som bidrog med nya insikter. I slutändan kom samarbetspartnern att ha en roll i såväl planeringsarbetet som praktiska arrangemang under själva evenemanget.

- Nordens dag är ju ett evenemang med tyngdpunkten på att synliggöra Norden som region och samarbete över Nordens gränser. Men det handlar också om synlighet för oss som organisation. Vår partner bidrog till att ge oss nya insikter då det gällde allt från sökmotoroptimering till hur vi borde tänka efter själva evenemanget, säger Tuija.

Tuijas tips för att lyckas med jubileumsevenemang

1. Målsättningarna ska vara klara och tydliga från första början så att fokus hålls på rätta saker
Ordnas evenemanget som en intern fest eller  belöning till medlemmarna, för att få synlighet, för att väcka diskussion, för att aktivera intressegrupper eller något annat? Målsättningen kan också vara en kombination av några men inte för många saker, man kan inte nå alla och allt.
 
2. Man kan aldrig börja planeringen för tidigt men det är lätt att börja för sent
Ju större evenemang desto mera tid tar planeringen. Tid är också pengar så sista minutens beslut tenderar också kosta mera än beslut som är genomtänkta i god tid.
 
3. Vilka är före ingens resurser för att planera och organisera evenemanget?
Det tar tid och resurser att organisera också ett litet evenemang. Vem har resurser att ta tag i projektet? Är tiden för att organisera projektet bort från annan arbetstid? Hur sköts andra arbetsuppgifter i så fall? Kan man anställa en projektkoordinator för evenemanget och vad har det för konsekvenser? Kan man anlita en utomstående som organiserar evenemanget och besluten hålls inom föreningen? Om föreningen har en deltidsanställd kunde man öka på hens arbetstimmar så att hen med "tilläggstimmar" skulle ta sig an projektet.
 
4. Finansiering
  • Företagssponsring: Det ska vara klart och tydligt vad föreningen vill ha av företaget (pengar eller produkter) och vad företaget ska få ut ur sponsringen. Logo på hemsidan räcker för få.
  • Fondfinansiering: Ifall målsättningen är att väcka diskussion i samhället kan det finnas möjlighet att få fondfinansiering.
  • Pro bono-arbete: ett sätt att få ner kostnader är att avtala med en samarbetspartner som gör arbete (organiseringen av evenemanget, fotograferingen, some-synlighet, programbidrag, festtalare osv.) till ett reducerat pris så att man får "mera valuta för pengarna"
  • Lokal: Finns det lokaler man kunde få till ett reducerat pris/gratis genom samarbete.
 
5. Föreningens medlemmar
Finns det bland föreningen medlemmar som kunde vara intressanta festtalare, programledare eller finns det medlemmar med kontakter till sådana personer eller lokaler (som man eventuellt kunde få till ett reducerat pris)?

 

Vill din organisation få stöd i att söka sponsring? Förbundsarenan ordnar en sparringgrupp med temat sponsring med start i augusti 2023.

 Anmäl dig till sparringgruppen här.

 

86002_t.jpg

Tre nya medlemmar i Förbundsarenan

NYHET. Förbundsarenans vårmöte har antagit tre nya medlemmar. Förbundsarenan har nu 67 medlemsorganisationer och är en aktiv arena för samverkan. Läs mera »
18.04.2023 kl. 15:29
85931_t.jpg

Årets förbund 2023: FDUV påverkar genom dialog och samarbete

NYHET. FDUV:s aktiva intressebevakning kulminerade då vårdreformen trädde i kraft och den nya lagen om funktionshinderservice godkändes av riksdagen. Det långsiktiga och målmedvetna påverkansarbetet, som är en förebild för andra organisationer, har burit frukt och ger FDUV titeln Årets förbund. Läs mera »
18.04.2023 kl. 13:00
85930_t.jpg

När kapitalet kommer

BLOGG. Att som organisation få en oväntad penninggåva kan vara både överraskande och överväldigande. När väl gåvan kommit så är det dags att fundera på följande steg, vad göra med pengarna? Läs mera »
13.04.2023 kl. 13:46
85853_t.jpg

Förbundsarenan med i nordiska civilsamhällesnätverket

NYHET. Förbundsarenan har blivit medlem i det nordiska civilsamhällesnätverket Nordic Civ. Genom nätverket kan de finlandssvenska förbunden bidra till Nordiska ministerrådets hållbarhetsarbete och också skapa nya nordiska kontakter.Läs mera »
04.04.2023 kl. 08:20
85852_t.jpg

Dags för Förbundsrundan – nu samlas aktuell info om förbunden

NYHET. Hur ser det ut på förbundsfältet i Svenskfinland? Vad är aktuellt och vilka utmaningar är gemensamma? Snart landar medlemsenkäten Förbundsrundan 2023 i våra medlemsförbunds e-postlådor.Läs mera »
04.04.2023 kl. 07:45
85847_t.jpg

Statsunderstöd för att utveckla fundraising – sen då?

BLOGG. Statsunderstöd för utveckling av tredje sektorns medelsanskaffning kan bli verklighet skriver Finansministeriet i en ny utredning. Vilka andra åtgärder borde det funderas kring? Läs mera »
03.04.2023 kl. 14:49
85841_t.jpg

Fem lärdomar jag tog med mig från Sicilien

BLOGG. Vad lär man sig på kurs i teambuilding? Andrea Södergård på Röda Korset Åbolands distrikt listar fem saker hon tog med sig från Erasmus+-kursen i Italien.Läs mera »
03.04.2023 kl. 11:53
85778_t.jpg

Förbundsarenan rekryterar tidskriftsombud

NYHET. Har du ett genuint intresse för tidskrifter? Vill du påverka tidskrifternas förutsättningar, utveckla samarbetslösningar och jobba med läsarundersökning, digitalisering och webbutgivning?Läs mera »
29.03.2023 kl. 14:06